Secrétaire Département Génie Civil Construction Durable H/F - Universite D'orleans

Poste

Mission

Au sein du département « Génie Civil Construction durable » de l'IUT de Bourges, vous devez assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du département. Accomplir les tâches administratives et les travaux du secrétariat nécessaires au fonctionnement des formations pour l'ensemble des étudiants (FI, FA, FC).

Activités principales

Accueil et suivi administratif :

Accueillir et orienter les visiteurs.
Filtrer les appels téléphoniques et prendre les rendez-vous.
Répondre aux demandes de renseignements, rechercher les éléments de réponse ou transférer les demandes aux agents concernés.
Analyser le caractère d'urgence d'une demande.
S'informer auprès des personnels de la structure concernée de l'état d'avancement d'un dossier et en informer les demandeurs.
Assurer l'affichage d'informations du département, et sa mise à jour.

Gestion documentaire et suivi des dossiers :

Mettre en forme les courriers, notes et supports écrits (rédaction des courriers courants, supports documentaires.).
Mettre à jour les données dans le domaine d'activités.
Recueillir et consigner les informations et les pièces complémentaires nécessaires à un dossier.

Gestion administrative pédagogique :

Mettre en oeuvre des procédures pour traiter des informations d'ordre pédagogique.
Saisir les conventions de stage et en assurer le suivi administratif.

Gestion logistique et événementielle :

Préparation des évènements liés au département.
Participer aux évènements liés à l'établissement (IUT/UO).
Chargée de voyage pour le département d'enseignement (transport et hébergement).
Gestion de l'approvisionnement en fournitures et consommables pour le département.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience professionnelle

Formation en lien avec les métiers de la pédagogie et/ou de secrétariat
Connaître l'organisation et les règles de fonctionnement de l'établissement et de la composante.
Connaître le contenu pédagogique des formations, leur fonctionnement et calendrier.
Savoir identifier et appliquer les procédures administratives.
Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs simples.
Savoir utiliser les outils et les réseaux de communication (messagerie électronique, téléphone, boîtes vocales)

Compétences et qualités requises

- Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées

- Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques

- Savoir organiser et gérer un système de classement

- Savoir organiser et planifier ses activités

- Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d'information écrite et orale

- Avoir le sens de l'organisation, de la confidentialité, de la réserve et du relationnel

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 08/05/2026

Experience: Débutant accepté

Compétences: Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective,Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.