Assistante - Assistant de la Direction de la Citoyenneté et de la Légalité H/F - Préfecture du Val-de-Marne

Groupe RIFSEEP 1

Vos activités principales
- Secrétariat:

Secrétariat du directeur : filtrage téléphonique, gestion de l'agenda

Assistance à l'organisation des réunions programmées par le directeur ou les chefs de bureau : réservation de salles, de véhicules, préparation des dossiers, des cavaliers, des invitations, etc.

Commande et gestion des fournitures de la direction

Mise à jour de l'annuaire de la direction, du tableau des effectifs et des organigrammes

Appui le secrétariat de chacun des bureaux en tant que de besoin

Assure le secrétariat et la préparation des dossiers pilotés par la DCL dans l'agenda du Préfet

Réception et répartition du courrier de l'ensemble de la direction
Contribution à la réception et au tamponnage des actes soumis au contrôle de légalité

Mise à jour de l'annuaire collectivités locales de la direction pour l'ensemble des bureaux

Participation à la gestion de la boîte fonctionnelle de la direction

Recensement des grévistes, des tampons et "Mariannes"

Participation à l'installation matérielle des nouveaux agents de la direction
- Dossiers ponctuels:

Appui aux différents bureaux de la direction en tant que de besoin notamment pour la mise à jour du Répertoire National des Élus (RNE), la mise en forme des dossiers et des courriers

Assure le suivi et la remontée des statistiques contentieux de la direction en lien avec les bureaux

Assure le suivi et la remontée des formations déontologie, de la charte de sécurité, le tableau de suivi des habilitations auprès du référent fraude départemental

Votre environnement professionnel

- Activités du service

Contrôle des actes des collectivités territoriales dans tous les domaines de compétence, contrôle budgétaire, intercommunalité et dotations de l'État, réglementation générale, organisation des élections et missions de proximité.

- Composition et effectifs du service
35 agents

- Liaisons hiérarchiques
Directeur de la citoyenneté et de la légalité
Chefs de bureau

- Liaisons fonctionnelles
Externe: les communes du département, les services de l'État dans le département, candidats, autres préfectures, mairies, usagers, autres services de l'État.
Interne: ensemble de la direction et services de la préfecture

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques
Savoir appliquer la réglementation - niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique - niveau pratique - requis
Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire
Savoir s'organiser - niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger - niveau pratique - à acquérir
Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise - requis

Savoir-être
Savoir s'adapter - niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir - niveau maîtrise - requis
S'avoir s'exprimer oralement - niveau maîtrise - requis

Vos perspectives:
Ce poste permet de mettre en avant et de développer des qualités d'organisation, de rigueur, de polyvalence, de réactivité pouvant être appréciées dans tout autre domaine d'activité.