Assistant de la Directrice de Cabinet - Secrétariat Particulier du Corps Préfectoral H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Participer à l'organisation et gestion des charges de travail:
- Commande et réception des dossiers
- Répartition des charges entre les secrétaires
- Gestion des plannings

Gestion de l'agenda du Préfet et de la Directrice de cabinet, en liaison avec:
- le garage et la résidence
- les directions et services de la préfecture et des sous-préfectures
- les directions des services de l'État
- les partenaires extérieurs
- le Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD)

Préparation des réunions spécifiques du corps préfectoral:
- Planification
- Organisation
- Suivi et prise de notes

Suivi des commandes ministérielles et des interventions parlementaires
Aide à l'organisation du travail de directions
Prends en charge les aspects logistiques de la fonction de direction
Assure la gestion de l'agenda (prise de rdv), des déplacements (en lien avec les chauffeurs), l'accueil des rendez-vous
Planifie, organise et assure le suivi de réunions (dont la réservation de salles)
Prends des notes et constitue des dossiers administratifs à partir des contributions des différents services
Traite des dossiers ponctuels (mise en forme de courriers) et assure le suivi d'affaires réservées
Assure l'accueil physique et téléphonique
Assistant Chorus DT pour le Préfet et la directrice de cabinet
Exerce ses fonctions au sein d'une équipe de secrétariat, en binôme avec la référente secrétaire du Préfet.
Ces activités sont exercées dans le respect des démarches qualité en vigueur à la préfecture

Votre environnement professionnel:

Activités du service
L'assistant(e) de direction assure le secrétariat particulier de la directrice de cabinet avec un fonctionnement collectif avec la référente qu'est la secrétaire du préfet.

Composition et effectifs du bureau
2 référents secrétaires du corps préfectoral

Liaisons hiérarchiques
Les membres du corps préfectoral (préfet, directrice de cabinet)

Liaisons fonctionnelles
Liaisons avec l'ensemble des services de l'État, les collectivités, les ministères, les services institutionnels, les particuliers et professionnels

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel
niveau expert
requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise
requis

Autre: Savoir anticiper
Faire preuve de rigueur et de méthode

Savoir-faire
Savoir s'organiser
niveau expert
requis

Avoir l'esprit de synthèse
niveau pratique
requis

Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise
requis

Savoir rédiger
niveau maîtrise
requis

Savoir-être
savoir s'adapter
niveau expert
requis

Avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise
requis

Savoir accueillir
niveau maîtrise
requis

Savoir s'exprimer oralement
niveau pratique
requis

Vos perspectives
Les compétences acquises (adaptabilité, réactivité, force de proposition...) permettent à l'agent d'acquérir une expérience solide et une très bonne connaissance des différentes administrations lui permettant de rejoindre tous types de services au sein de la préfecture et des autres services déconcentrés.
Durée attendue sur le poste:
3 à 5ans

L'envoi du CV et de la lettre de motivation est obligatoire