Assistant au Chef de Service H/F - Universite Paris-Saclay

Mission et positionnement de l'agent-e :

Au sein du Service des Études et de la Vie Etudiante de l'UFR Médecine L'assistant(e) de direction collabore étroitement avec la responsable du service. Il la seconde au sens large pour faciliter la mise en oeuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l'exercice de la responsabilité du chef de service :

1. Accueil et information
- Assurer l'accueil et l'information des usagers
- Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
- Assurer le lien avec les Responsables d'UE

2. Gestion administrative du service
- Agenda du Chef de service
- Planning Enseignements Études Médicales
- Secrétariat du chef de service
- Préparation des commissions et gérer l'ordre du jour
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers,
- Organiser les réunions, prendre des rendez-vous, préparer,
- Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant.
- Gestion et suivi des dossiers des procédures d'accès aux études de santé et des transferts
- Participer à l'organisation du jury PASS et des ECOS

3. Participation à l'ensemble des activités de la structure
- Renseigner des tableaux de bord et enquêtes diverses
- Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service

4. Participation aux opérations collectives du SEVE, notamment :
- Aux Examens Cliniques à Objectifs Standardisés (ECOS)
- Aux Épreuves Classantes Nationales informatisées (EDN)
- De manière générale à tout événement spécifique lié à l'activité pédagogique ou à la vie étudiante.
Profil recherché

Connaissance, savoir :

- Connaitre l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université
- Connaître la réglementation en matière de scolarité et particulièrement des examens
- Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
- Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :
- Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l'établissement Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
- Travailler en équipe Organiser son travail
- Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet.) et spécifiques au domaine : Apogée, CELCAT, E- Campus, E-candidat.
- Respecter les délais

Savoir-être :
- Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation
- Savoir être rigoureux, discret, ponctuel
- Avoir le sens du relationnel

Conditions particulières d'exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc.)

Poste lié au calendrier universitaire des étudiants et aux contraintes des périodes « hautes » : candidature des étudiants, campagnes d'inscriptions administratives et pédagogiques, périodes d'examens nationaux. Ces évènements spécifiques peuvent nécessiter une amplitude horaire de 7 heures 30 à 19 heures. Ces heures supplémentaires sont récupérées dès que l'activité le permet.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur