Responsable Administratif et Planification H/F - GROUPE ATSI

Fort d'un savoir-faire éprouvé depuis 1988 et d'une réelle expertise dans la prévention du risque en entreprise et en formation logistique, nous proposons à nos clients un catalogue diversifié qui couvre l'ensemble des besoins en formation règlementaire. Implantées sur 10 régions en France, ainsi qu'à la Réunion, les équipes pédagogiques ATSI interviennent au quotidien auprès des opérateurs de l'industrie, de la grande distribution, de la logistique et du secteur Bâtiments et Travaux Publics. Nos valeurs s'articulent autour de la culture de la flexibilité, de l'adaptabilité et de la réactivité tout en prônant le respect des fondamentaux de la pédagogie. Appuyées par un système administratif centralisé et régionalisé, qui permet une consultation en ligne de notre planning, une réponse rapide à vos demandes et un traitement efficace de vos dossiers, nos équipes mettent tout en oeuvre pour vous faciliter l'organisation des actions de formation. ATSI, c'est 230 collaborateurs dont plus de 160 formateurs, 25 centres de formation pour 25 000 m² d'ateliers techniques/espaces de formation et 250 engins de manutention. Chaque jour, nos équipes sont dédiées à vos problématiques prévention des risques et présentes pour vous épauler au travers de conseils et de solutions techniques. C'est parce que la sécurité est dans nos gènes, que nous la partageons au quotidien avec vous.

Intégré(e) à l'équipe de direction des centres de formation, vous occupez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif, commercial et opérationnel du centre.

Vous êtes au coeur de la relation client et garant(e) de l'optimisation de la planification des formations.

Vos responsabilités

1. Relation client et gestion commerciale

- Accueillir et traiter les appels entrants
- Assurer un contact client de qualité
- Répondre aux demandes (téléphone et e-mail)
- Établir les devis et suivre les demandes clients
- Participer à la prospection et au développement du portefeuille clients, en lien avec le service commercial

2. Gestion administrative des formations

- Inscrire les stagiaires aux sessions de formation
- Éditer les conventions de formation et convocations
- Traiter les commandes, inscriptions et demandes clients
- Gérer les absences, annulations et réclamations clients
- Assurer l'interface avec les formateurs et le service facturation

3. Planification et optimisation des sessions

- Planifier les sessions intra et inter-entreprises (à la semaine et à l'année)
- Gérer les plannings en coordination avec le responsable de centre
- Optimiser les taux de remplissage des sessions
- Assurer l'adéquation entre charge, capacité et compétences des formateurs
- Gérer les salles de formation et les ressources associées
- Établir et transmettre les ordres de mission aux formateurs

4. Support administratif et organisationnel

- Assurer l'assistanat administratif du centre (courrier, organisation, logistique, déplacements...)
- Suivre et remonter les anomalies ou dysfonctionnements
- Participer à la qualité de service et à l'amélioration continue

- Formation Bac +3 (type Assistant(e) de gestion PME/PMI ou équivalent)
- Expérience significative (minimum 5 ans) en gestion administrative et planification, idéalement dans un organisme de formation
- Excellentes capacités organisationnelles et sens des priorités
- Rigueur, réactivité et autonomie
- Aisance relationnelle et sens du service client
- Appétence commerciale et esprit d'équipe
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel) et aisance avec les outils informatiques