Responsable du Secretariat General H/F - Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis

Grades :Adjoint des Cadres Hospitaliers/Attaché(e) d'Administration Hospitalière

Missions principales :

Assurer le bon fonctionnement du secrétariat général et l'appui quotidien à la direction générale (organisation, suivi des dossiers, interface interne/externe).

Garantir la qualité de l'accueil, de la gestion du courrier, de l'information et des supports administratifs de la structure.

Assister la direction générale : préparation et suivi des dossiers, organisation des réunions, rédaction de comptes rendus et relevés de décisions.

Piloter le secrétariat général sous l'autorité de la cheffe de cabinet : gestion du courrier entrant/sortant, suivi des parapheurs, gestion des agendas, coordination des flux d'information.

Organiser les instances et événements (conseils, comités, séminaires, inaugurations, réunions stratégiques).

Activités détaillées :

· Préparer les réunions (convocations, ordres du jour, dossiers), assurer la logistique, rédiger et diffuser les comptes rendus.

· Coordonner l'accueil physique et téléphonique, définir des procédures et veiller à la qualité de service auprès du public ou des partenaires

· Suivre la circulation des documents à la signature, contrôler la conformité formelle et assurer, le cas échéant, la dématérialisation des actes.

· Contribuer au contrôle de légalité des actes, à la sécurisation des documents et au suivi des contentieux ou précontentieux.

· Assurer une veille réglementaire et informer la direction et les services des évolutions impactant la structure.

· Encadrer l'agent du secrétariat (accueil, courrier, assistanat) : planification, animation, accompagnement des agents.

Compétences requises :

· Savoirs : organisation administrative, règles juridiques de base de la structure, procédures internes, outils bureautiques et de gestion documentaire.

· Savoir-faire : rédaction administrative, gestion de priorités, planification, capacité à synthétiser et à diffuser l'information de manière fiable.

· Savoir-être : rigueur, discrétion, sens du service, diplomatie, réactivité, aisance relationnelle et capacité à travailler en transversal.

Compétences attendues :

· Organiser une unité en fonction de différents critères (missions, stratégie, moyens, etc.).

· Transmettre les informations et en rendre compte , réaliser un reporting continu et pertinent

· Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles.

· Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires/consignes relatives à son domaine de compétence.

· Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation.

· Soutenir et participer à des projets et dossiers de la Direction générale.

· Prévenir et gérer les conflits.

· Travailler en réseau.

Qualités requises :

· Rigueur.

· Sens du travail en commun.

· Sens du relationnel.

· Capacité à argumenter, négocier et convaincre.

· Capacité à gérer les situations conflictuelles.