Secrétaire de Direction H/F - ETTIC

La coopération au service de l'accompagnement des personnes fragiles. Ettic, créée par et pour les acteurs du secteur associatif, est fière de mettre en avant ses valeurs de bienveillance, de solidarité et d'humanité. En tant que coopérative non lucrative, Ettic entreprend au service du bien commun.

Ettic, coopérative d'emploi, spécialisée dans les secteurs du social, médico-social, service à la personne, intervient dans les domaines du handicap, de la protection de l'enfance, du grand âge...

Notre métier : proposer des missions courtes, moyennes et longues ainsi que des CDI chez nos plus de 450 établissements coopérateurs.

Pour en savoir plus sur Ettic, c'est par ici : https://ettic.org/

Pour suivre ses actualités c'est par ici : https://bit.ly/actu-ettic


Description du poste

Bonne maitrise de la gestion des informations internes et externes Suivi et organisation des instances de l'établissement Traitement de l'ensemble des activités de secrétariat de direction

Missions

Assurer le secrétariat de direction : o Préparation et prise de notes, comptes rendus, rapports, documents institutionnels, o Gestion des agendas des 4 directeurs (Directeur, Dir adjointe, Dir Qualité, AAH) o Suivre les enquêtes nationales et départementales, en mobilisant les contacts nécessaires o Suivi de la mise en oeuvre des documents institutionnels (projet d'établissement, rapport d'activité, etc.), en lien avec le secrétariat Qualité pour ce qui relève des documents afférents. o Accompagner la Direction sur les projets structurant l'établissement, o Structurer les nouveaux processus : gestion des tableaux de bord et leur suivi (dépôts de plaintes - police, enquêtes administratives...) o Identifier les axes d'optimisation pour assurer une veille documentaire permettant d'éclairer la décision de la direction Accompagner l'équipe de direction dans la tenue des plannings des services de référence, Suivre et organiser les instances, manifestations et évènements au sein de l'établissement : o Organisation et soutien logistique (planification, invitation des participants, recensement des documents, propositions d'ordres du jour, préparation des dossiers, etc.) o Rédaction des compte rendus, o Suivi des mouvements de grève et transmission des données En lien avec les services départementaux : o Être Référent sur le suivi des archives du CDEF, o Gestion et actualisation de la base de données informatique, du classement des documents o Être référent sur la mise en oeuvre du système d'information en lien avec la direction des solutions numériques o Relayer les informations demandées sur les sujets structurants. Être force de propositions dans l'amélioration de la communication institutionnelle, en interne ou à l'externe

Savoirs requis Être force de propositions, Être sensibilisé aux statuts de la Fonction Publique et plus spécifiquement de la Fonction Publique Hospitalière. Disposer de capacités rédactionnelles Savoir-faire requis Maitriser Word : documents types, publipostage, respect d'une charte graphique, Maitriser Excel : tableaux croisés dynamiques, formules, Capacité à utiliser un logiciel de mise en page ou de publication Savoir manipuler des données, les analyser et en réaliser une synthèse. Savoir-être requis Faire preuve de loyauté et sens du service, Anticiper et être réactif Rigueur et sens de l'organisation, Excellentes capacités de communication et de travail en équipe avec différents interlocuteurs internes et externes. Être en mesure de rappeler les informations importantes et transmettre les messages

Expérience souhaitée

2 à 5 ans

Autres formations

Diplôme secrétariat souhaité