Assistant ou Assistante Auprès de la Présidence et de la Direction Générale des Service H/F - Service Public

Le poste est rattaché au cabinet de la Présidence, qui accompagne le Président et son équipe dans l'élaboration et la mise en oeuvre de la politique de l'établissement.

En interfaces constantes avec les services administratifs, les sections, les tutelles, les collectivités et les partenaires académiques et institutionnels, le cabinet joue un rôle central dans le fonctionnement de la gouvernance.

Le cabinet est composé de deux personnes :

- la cheffe de cabinet,

- un assistant ou une assistante

L'assistant ou l'assistante auprès de la Présidence et de la Direction générale des services est placé·e sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de cabinet et intervient auprès du Président et de la Directrice générale des services.

Dans 2 à 3 ans, le siège de l'Ecole sera situé au Campus Condorcet (M° Front Populaire - ligne 12).

Poste clé, polyvalent et stratégique au coeur de la gouvernance de l'EPHE.

Véritable interface entre la gouvernance, les services internes et les partenaires externes, vous contribuez :
- à la fluidité de la circulation de l'information,
- à la qualité du suivi des dossiers,
- au bon déroulement des activités institutionnelles.

Vous participez activement à la préparation des réunions stratégiques, à la rédaction des comptes rendus et relevés de décisions, à l'organisation des événements institutionnels et au suivi opérationnel des actions portées par la Présidence et la Direction générale des services.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

- Accueil physique et téléphonique du cabinet de la Présidence, information et orientation des interlocuteurs internes et externes ;
- Gestion et suivi des courriers et sollicitations adressés à la Présidence ; coordination des réponses avec les services concernés ;
- Gestion des agendas du Président et de la Directrice générale des services (planification, arbitrage, priorisation) ;
- Organisation des déplacements (logistique, coordination, suivi) ;
- Appui au pilotage et au suivi des activités de la Présidence et de la Direction générale des services ;
- Contribution à la diffusion de l'information en interne et en externe.
- Appui à l'organisation des conseils centraux en lien avec la Direction des affaires juridiques et institutionnelles
- Organisation et suivi d'évènements et de campagnes institutionnelles.

ACTIVITÉS ASSOCIÉES

- Classement et archivage des dossiers (papiers ou dématérialisés) et mise en place et suivi des outils de gestion et de reporting (tableaux de suivi, bases de données, indicateurs);
- Mise à jour régulière des supports d'information interne (tableaux de suivi, extranet, bases documentaires, listes de diffusion et contacts, ...)
- Enregistrement et suivi du courrier et du chrono des services, gestion de la messagerie électronique, diffusion des messageset suivi des réponses ;
- Préparation et logistique des réunions organisées par la présidence ou la direction générale des services et des instances centrales de l'établissement en lien avec la direction des affaires juridiques (conseils d'administration et scientifique notamment) ;
- Préparation et diffusion des documents relatifs aux réunions, par voie postale et électronique;
- Participation active à l'organisation des événements institutionnels et scientifiques de l'École (colloques, cérémonies, journées d'études) : logistique, commandes, inscriptions, coordination avec les intervenants et les prestataires ;
- Transmission des notes, courriers, et autres documents dans les différents services ou composantes de l'École;
- Gestion et suivi des commandes de fournitures et de prestations, suivi de la livraison et de la facturation;
- Rédaction et diffusion des comptes rendus de réunions et des relevés de décisions ;
- Enregistrement et suivi de missions du Président et de la DGS.

Connaissances :

- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des EPSCP

- Techniques de prises de note et d'élaboration de documents et courriers

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

- Techniques de prise de notes et de synthèse.

Savoir-faire :

- Maîtriser les techniques de communication orale et écrite avec une excellente capacité de rédaction (comptes rendus, notes de synthèse, relevés de décisions) ;

- Maîtriser les outils bureautiques et numériques (suite Microsoft 365, outils collaboratifs, plateformes de gestion documentaire);

- Organiser, préparer et sécuriser le bon déroulement de réunions institutionnelles et les réunions des directeurs de service (anticipation des besoins, coordination des contributions, suivi des actions) ;

- Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations;

- Savoir anticiper, hiérarchiser les priorités, gérer les urgences et travailler en autonomie dans un environnement exigeant.

Savoirs-être :

- Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité

- Aptitude au travail en équipe, esprit d'initiative et polyvalence

- Excellent sens de l'organisation et rigueur

- Disponibilité

- Autonomie

- Réactivité

- Bonne présentation

- Solides qualités rédactionnelles et relationnelles

- Savoir rendre compte

- Gérer les priorités dans un environnement exigeant

- Savoir travailler en interface avec des interlocuteurs variés

FORMATIONS ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITABLES

- Formation supérieure souhaitée: gestion administrative et secrétariat, gestion des entreprises et des administrations

- Expérience souhaitée en Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP)