Secrétaire Polyvalent - Secrétaire Polyvalente H/F - France Travail

La plateforme Proch'Emploi d'Arras recrute pour une structure partenaire
En tant que Secrétaire accueillant « aide aux victimes » H/F, vous jouez un rôle clé dans l'accompagnement proposé aux bénéficiaires. Premier interlocuteur de la structure, vous assurez un accueil essentiel, souvent à un moment où les personnes ont besoin d'être écoutées, comprises, rassurées et orientées. Par votre qualité d'écoute, votre capacité à recueillir la demande et à coordonner les suites à donner, vous contribuez pleinement à sécuriser le premier contact et à favoriser une prise en charge adaptée par les professionnels de l'association.
Vous avez 2 missions :
1)l'accueil des bénéficiaires, principalement par téléphone (environ 60% de votre journée, 2h le matin et 2h l'après-midi) :
- Prendre les appels et répondre avec bienveillance, écoute et professionnalisme
- Recueillir la demande, identifier la situation exposée et comprendre les besoins de la personne
- Apporter un premier niveau de réponse lorsque cela relève de votre champ d'intervention
- Orienter le bénéficiaire vers les professionnels ou collègues experts (juristes, psychologues.) en fonction de la nature de la demande
- Assurer la traçabilité des échanges et enregistrer les données/informations dans les outils de suivi de la structure
- Veiller à la qualité de l'accueil, à la confidentialité des informations recueillies et au respect des procédures internes

2)la gestion des orientations et du suivi administratif (environ 40% de votre journée) :
- Traiter les demandes reçues via les différents moyens de communication de la structure (messageries, plateformes sécurisées, etc.)
- Assurer le suivi des orientations transmises par les partenaires et veiller à leur bonne prise en compte
- Répondre aux sollicitations des institutions et partenaires, notamment dans le cadre de demandes d'informations et transmissions de documents
- Planifier les RDV en tenant compte des agendas des collègues experts et des modalités d'intervention propres à chaque professionnel
- Renseigner et mettre à jour les outils de suivi d'activité et participer au reporting de l'activité
- Participer au bon fonctionnement administratif et relationnel du service
Vous travaillerez en binôme avec une autre Secrétaire accueillante « aide aux victimes »
Le poste est sédentaire (pas de déplacement)
Le poste s'inscrit dans un environnement humainement exigeant, auprès d'un public varié pouvant traverser des situations particulièrement sensibles ou douloureuses Cela suppose une posture fondée sur la discrétion, l'écoute, la justesse relationnelle et le respect de chaque personne accueillie.
- Temps de travail : 35h/semaine ou 37h (avec 1 RTT/ mois) selon votre choix - Horaires : 8h30 à 12h et 14h à 17h30 pour le 35h. 2h pourraient être réparties dans la semaine dans l'heure du déjeuner pour le 37h.
Des compétences dans le domaine juridique, notamment en matière pénale, seraient un vrai plus

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Normes rédactionnelles,Modalités d'accueil,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,SECRETAIRE ACCUEILLANT « AIDE AUX VICTIMES » (H/F)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.