Chargé de l'Accueil et des Admissions H/F - Service Public

Le service administratif et financier est composé de quatre agents :

- le Directeur Administratif et Financier,

- le Responsable Administratif et Financier,

- un Adjoint Administratif assurant le standard, les admissions, la gestion des frais de séjour et recettes de l'Ehpad Lasserre,

- un Adjoint Administratif assurant l'économat, les commandes et la gestion des dépenses des deux établissements,

- un agent Responsable de la personnalisation et de l'accompagnement des résidents en poste sur les deux établissements,

Le service assurant la gestion du Centre de Ressources Territoriales se compose :

- du médecin coordonnateur (0.2 ETP),

- de l'infirmier coordonnateur (1 ETP),

- du psychologue (0.2 ETP),

- de l'ergothérapeute (0.5 ETP),

- de deux aides-soignants de nuit.

Sous la responsabilité du directeur d'établissement, l'agent d'accueil est chargé de :

1- Accueillir et assurer la gestion administrative des usagers de laMVR et du CRT :
- Recevoir les demandes d'informations des visiteurs ;
- Présenter et communiquer positivement sur la structure;
- Organiser l'admission en lien avec les autres services en s'assurant de la qualité de l'accueil réservé au futur usager ;
- Gérer la liste d'attente : préparation des courriers, relance des familles ayant déposé un dossier ;
- Suivre les mouvements des personnes accueillies ;
- Rédiger et traiter le courrier relatif aux admissions, sorties, modifications de séjours et autres gestions propre aux résidents ;
- Contrôler et actualiser annuellement les dossiers d'admissions en lien avec le responsable financier ;
- Suivre les réclamations des familles;
- Apporter conseils et aides aux personnes accueillies et aux proches.

2- Garantir le suivi de l'activité :
- S'assurer du traitement rapide des demandes d'admission ;
- Alerter la direction lors de délais trop importants pour la réfection des chambres ;
- Remplir le tableau du taux d'occupation des chambres mensuellement.

3- Réaliser la facturation des usagers :
- Réaliser la facturation des séjours des résidents et procéder à l'archivage des factures;
- Répondre aux sollicitations en lien avec la trésorerie ;
- Etablir, mettre en oeuvre et analyser avec le responsable Finances des tableaux de bord pour maîtriser lesrecettes ;
- Identifier les dossiers administratifs à risque et en informer le responsable des Finances et la Direction.

4- Assurer la récupération des frais de séjour et contributions despersonnes accueillies et des autres recettes :
- Anticiper les risques d'admissions en non valeur;
- Travailler avec le responsable des Finances sur les risques d'impayés ;
- Analyser mensuellement le tableau de la trésorerie sur les restes à recouvrer ;
- Suivre les procédures en cas d'impayés afin de recouvrer les sommes dans les meilleurs délais ;
- Remplir le tableau de suivi des actions entreprises pour le recouvrement des impayés.

5- Assurer l'accueil de laMVR et du CRT :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique;
- Accueillir le public sur place ou par téléphone;
- Renseigner le public sur place ou par téléphone;
- Gérer le courrier, diffuser l'information et la documentation.

6- Participer au Conseil de la Vie Sociale et contribuer à la bonne relation avec les usagers :
- Réaliser le compte rendu des CVS ;
- Diffuser les documents de la loi 2002-2 (livret d'accueil, charte des droits et libertés, règlement de fonctionnement, contrat de séjour, projet d'établissement) ;
- Garantir le respect des obligations de la loi 2002-2.

Spécificités du poste:

Il exige des qualités d'analyse, de maitrise, de disponibilité et d'accompagnement des personnes accueillies. Il nécessite également la capacité à développer laprésencedu CRT et de la MVR au sein du secteur.

Titulaire d'uneLicence Professionnelle en Communication des Organisations et Relations Publiques voire d'unMaster 2 en Stratégies Marketing et Communication.