Chef de Service Affaires Générales - Mairie Annexe - Accueil - le Blanc-Mesnil H/F - Communes

MISSIONS
Le chef de service affaires générales / mairie annexe / accueil assure le pilotage et la coordination des activités liées à l'accueil du public, aux affaires générales et à la mairie annexe.
Il veille à la qualité du service rendu aux usagers, à la sécurité juridique des procédures et à la cohérence de l'organisation au sein de la direction.
Appuyé par des référents identifiés dans chaque secteur, il encadre les équipes, favorise la cohésion et accompagne les agents dans leur développement professionnel.
Il participe à la définition et à la mise en oeuvre des projets de la direction et assure la suppléance du chef de service état civil en cas d'absence.

ACTIVITÉS

Organiser et superviser l'activité courante du service :
- Planifier et coordonner les activités quotidiennes des agents,
- Mettre en place des méthodes de travail et outils pour assurer un service homogène et efficace,
- Contrôler l'exécution de l'activité, veiller au respect des procédures, proposer des correctives,
- Assurer la coordination opérationnelle avec les services et directions concernées au quotidien par l'activité du service,
- Piloter le recensement de la population en lien avec l'INSEE ,

Assurer la sécurisation administrative et juridique de l'activité du secteur :
- Organiser, suivre et mettre à jour et communiquer la veille juridique,
- Prendre en charge le suivi des dossiers complexes et contentieux avec les partenaires institutionnels,
- Suivre les relations avec les services de l'Etat et administrations et notamment avec le CERT et la Préfecture
- Apporter un appui technique aux agents, usagers et élus

Assurer le management du personnel :
- Assurer l'encadrement et l'animation d'équipe des conseillers relations citoyens et agents d'accueil
- Assurer la gestion RH du service (suivi des congés, formations, etc)

Assurer la gestion administrative et financière :
- Rédaction de bilans ou notes, de documents supports liés à l'activité,
- Gestion administrative du fonctionnement courant (suivi des interventions logistiques diverses liées aux guichets d'accueils, etc)

COMPETENCES

- Maîtriser le cadre législatif et réglementaire, les procédures administratives et l'actualité en matière des affaires générales et des élections
- Maîtriser les outils informatiques courants et des logiciels métiers du secteur
- Capacité à animer et encadrer une équipe
- Capacités d'analyse et de synthèse, permettant d'établir des diagnostics, préconisations, tableaux de bords, bilans d'activité
- Aisance rédactionnelle
- Qualités relationnelles, assertivité, sens de l'écoute, du dialogue
- Capacité à résoudre les situations conflictuelles ou d'agressivité
- Sens du service public, discrétion, disponibilité
- Rigueur, aptitude à identifier le niveau d'importance et à prioriser, autonomie, sens de l'organisation
- Capacité à établir un cadre et le faire respecter

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Formation supérieure exigée
Expérience avérée en management
Délégation des fonctions d'officier de l'état civil
Encadrement des permanences les samedis matins
Travail les week-ends de scrutins électoraux