Assistant du Chef de Service - Département du Val-De-Marne H/F - Conseils départementaux

Appuie le/la chef.fe de service et son adjoint.e dans leurs missions.

L'assistante) partage ses missions entre le/la chef.fe de service, son adjoint (e) et le service Insertion Emploi
Assurer le secrétariat du service :
- Assiste et accompagne le/la chef.fe de service dans la réalisation de ses missions et l'aboutissement de certains projets
- Organise des réunions diverses
- Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques, électroniques
- Gère le courrier papier, dématérialisé
- Réalise des documents de formes et contenus divers
- Rédige des courriers, courriels...
- Alimente les tableaux de bord de suivi d'activité
- Contribue à la mise à jour des fichiers des partenaires, des organigrammes et des plannings des cadres
- Assure l'accueil physique et téléphonique des partenaires se présentant à l'Immeuble Solidarités, traite les demandes et/ou les orientent.
- Gère et traite le courrier arrivée papier
- Gère les besoins de fournitures de bureau de l'équipe du SIE
- Participe à l'organisation et la logistique des initiatives et évènements
Appuie RH et suivi du service SIE :
- Suivi de Chronotime, enregistrement des demandes de congés...
- Préparation de l'arrivée des nouveaux agents, réservation des salles etc...
- Participation au suivi administratif des conventions et marchés publics établis dans le cadre de l'offre d'insertion départementale, en articulation avec l'équipe des coordinateurs d'insertion et la Mission Administration et Finances du Service Ressources et Initiatives
- Participation au collectif des secrétariats de services / de la Direction de la DASIPE et assurer les éventuels remplacements
- Et toutes autres tâches administratives relatives à la bonne gestion du service

Indispensables à la prise de poste
- Techniques de secrétariat avancé
- Techniques de communication écrite et orale
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité département
- Maîtrise des outils informatiques courants et spécifiques (fonctionnement de l'intranet/internet, standard téléphonique.)
Capacités d'adaptation, de prise d'initiative et travail en autonomie
- Compétences en organisation
- Sens du travail en équipe
- Compétences rédactionnelles (prise de note, compte rendu de réunion...)
- Respect de la confidentialité
- Sens des responsabilités