Assistanat Secrétariat - Secrétariat H/F - Hôpital Pitié-Salpêtrière

MISSIONS GENERALES
Gestion du secrétariat du DMU ESPRIT : Directeur Médical, Cadre paramédicale et Cadre administratif
Gestion du secrétariat du Département de Santé Publique/ UF Epidémiologie, Biostatistique, Recherche clinique
MISSIONS PERMANENTES
Accueil physique et téléphonique dans son domaine d'activité des PM, PNM
Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et électroniques
Gestion, classement et envoi de mailings
Traitement et suivi des courriers et des documents (enregistrement, classement, diffusion et archivage) :
Suivi des tableaux de service pour le PM
Gestion des agendas des responsables de structure du périmètre
Préparation, enregistrement et suivi des commandes dans les logiciels SAP, Achat et Timetonic (DADDL et Direction de la recherche)
Gestion des stocks du matériel bureautique, consommables copieur
Réalisation d'intervention technique et informatique dans Saphir et Smax
Organisation des réunions avec réservation de salles et installation du matériel
Organisation des COMEX du DMU (planification, préparation de la salle ...) et élaboration des comptes rendus
Organisation de congrès et des déplacements des médecins
Réalisation de courriers, présentations Power Point et travaux rédactionnels (comptes-rendus...)
Assurer la permanence du secrétariat en binôme avec la 2ème secrétaire du secteur. En l'absence de cette dernière, elle est appelée à la remplacer dans ses missions générales (réponse aux appels téléphoniques, accueil des visiteurs, etc).
MISSIONS SPECIFIQUES AU DEPARTEMENT DE SANTE PUBLIQUE
Assurer le secrétariat du Département de Santé Publique, notamment sur les activités d'enseignement (en particulier secrétariat du master 2 de santé publique, parcours eclipe) et de recherche (équipe de recherche des membres du Département de Santé Publique)
Gestion des nouveaux arrivants PM en collaboration avec la Direction des Affaires Médicales (DAM)
Droits informatiques
Vêtement de travail
MISSIONS SPECIFIQUES AU DMU
Assurer le secrétariat de la médecine chinoise : organisation du DU, accueil téléphonique, renseigner, prendre les inscriptions...
Partage équilibré du temps entre les missions du DMU et les missions de Santé publique

Savoir faire requis :
Maîtriser les outils bureautiques (rédiger et mettre en forme un document de façon autonome)
Maîtriser internet/intranet
Travailler en équipe
Organiser et prioriser les activités du secrétariat
Réaliser un plan de classement
Réaliser des reportings réguliers

Connaissances associées :
Maîtrise des logiciels informatiques (Word, Power Point, Excel) et d'internet
Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
Bonne connaissance du vocabulaire médical
Connaissance de l'institution et de ses circuits
Connaissances en gestion

Qualités requises :
Esprit d'équipe, ponctualité, assiduité
Aptitude à restituer les informations
Sens de l'organisation, rigueur
Disponibilité,
Esprit d'analyse, de synthèse et force de proposition

Pré requis :
Formations et/ou Qualifications :
Baccalauréat sciences médico-sociale
Concours APHP d'Assistante Médico-Administrative