Chargé·e de Formation Paramédicale H/F - Université Côte d'Azur

Le département des sciences paramédicales regroupe l'orthophonie, la maïeutique, l'ergothérapie et les sciences infirmières (formations infirmiers, infirmiers anesthésistes, infirmiers de bloc opératoire, infirmiers en pratique avancée). Ces formations impliquent environ 3 680 étudiants. Son périmètre est susceptible d'évoluer dans le cadre de l'évolution de l'UFR Médecine vers une UFR Médecine et sciences de la santé.

Le département des sciences paramédicales est composé d'une responsable administrative et de trois chargées de formation, en charge de la gestion des filières orthophonie, IPA et infirmiers.

Astreintes particulières pour certaines périodes : examens et inscriptions administratives (pas de congé durant cette période et horaires variables). Horaires d'ouverture du service compatibles avec les emplois du temps des apprenants, participation aux permanences du service sur la pause méridienne.


Nous recherchons notre futur/e Chargé/e de formation paramédicale !

Sous l'autorité directe du responsable du service de formation paramédicale, vous assurerez la gestion administrative dans le respect des règles et des procédures relatives aux étudiants des formations paramédicales et apporterez votre appui dans les activités d'information et de documentation du service. Ces missions sont exercées en collaboration avec les autres chargés de formation. Dans un objectif de mutualisation et de continuité de service, vous pourrez être amené/e à gérer d'autres formations, notamment dans le cadre de l'évolution de l'UFR Médecine vers une UFR Médecine et sciences de la santé.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

1/Missions d'accueil et de gestion administrative des apprenants

-Informe, conseille et oriente les publics de formation continue
-Assure la gestion administrative des opérations de recrutement des apprenants (paramétrage de l'application e-candidat, validation administrative des candidatures, contrôle des avis par les commissions pédagogiques)
-Assure les inscriptions administratives, pédagogiques et les opérations associées (APOGEE)
-Saisit et suit l'emploi du temps des formations et des salles (ADE) en liaison avec l'équipe pédagogique
-Etablit les conventions de formation professionnelle continue et individuelle
-Etablit les conventions de stage des apprenants et en assure le suivi aux diverses étapes
-Participe à l'organisation et à la gestion des examens : organisation logistique, convocations, rédaction des PV d'émargement et de délibération, saisie des résultats dans APOGEE)
-Assure le relais entre les équipes pédagogiques et les apprenants

2/Missions de gestion administrative des formations

-Travaille en étroite relation avec les établissements et organismes de santé
-Applique les procédures de l'Université et de l'UFR en matière de formation
-Participe au suivi des heures complémentaires, à la vérification des dossiers de vacataires et au paiement des heures réalisées sur OSE
-Participe à l'alimentation des tableaux de bord et de suivi (conventions/contrats) et à la réponse aux diverses enquêtes
-Réalise divers documents relatifs aux évènements/manifestations
-Participe à la réflexion sur la dématérialisation des actes de gestion
-Participe à la formalisation de procédures de gestion

3/Missions transverses

-Participe aux réunions organisées par l'UFR
-Contribue à l'organisation d'actions de communication de l'UFR (salons, journées portes ouvertes, journées de rentrée, conférences, etc.).
-Contribue à l'organisation des activités de formation de l'UFR (examens, ED, ECOS,...).

Ce poste est fait pour vous si :

Vous avez des connaissances générales des techniques de gestion administrative et pédagogique.
Vous connaissez les dispositifs d'aide à l'orientation universitaire et professionnelle

Vous connaissez la politique sociale au bénéfice de l'étudiant : bourses, logement... ainsi que la réglementation en vigueur en matière de scolarité.

Vous connaissez l'organisation de l'enseignement supérieur et le fonctionnement des universités en France et plus particulièrement le fonctionnement d'Université Côte d'Azur et de l'UFR Médecine

Vous connaissez les publics et la réglementation qui régit les études médicales et paramédicales.

Vous maîtrisez les outils métiers : Apogée, ADE, e-candidat, OSE ainsi que les logiciels bureautiques courants : Word, Excel...

Vous savez rédiger des notes administratives, des notes de synthèse et des courriers
Vous avez le sens relationnel (avec les publics et dans l'environnement professionnel).

Vous avez une capacité d'écoute

Vous savez prioriser, organiser et planifier les activités.

Vous savez travailler en équipe.
Vous faites preuve de polyvalence et d'une grande adaptabilité.

Vous savez gérer la confidentialité des informations et des données.
Vous savez rédiger des notes administratives, des notes de synthèse et des courriers.

Vous savez anticiper et faire remonter les problèmes.

Vous savez résoudre des cas litigieux.

Vous savez rendre compte à votre hiérarchie de manière adéquate.