Chargé·e de Mission Gestion de Projet et Administrative H/F - Grand est sans Tabac

Contexte
Le programme Ville Libre Sans Tabac vise à améliorer la santé, le bien-être et la qualité de vie des habitantes et des habitants, qu'ils soient fumeurs ou non, via des actions de prévention, de sensibilisation, d'accompagnement à l'arrêt du tabac, et le respect de la législation anti-tabac.
Ce projet, expérimenté dans des villes comme Joinville, Nancy ou Thionville, est porté par l'organisation Grand Est sans tabac et son partenaire le Comité national contre le tabagisme et repose sur un partenariat entre les collectivités territoriales et la coalition des 2 associations.
Ce projet est financé par les pouvoirs publics : ARS du Grand Est, ARS des Hauts de France et le Fonds de lutte contre les addictions.
Dans le cadre du déploiement de ce programme sur l'ensemble du territoire national et de la création du label Ville Libre Sans Tabac, Grand Est Sans Tabac souhaite renforcer son équipe.Position dans l'organigramme
- Rattachement hiérarchique : Président de l'association GEST
- Relations fonctionnelles avec les permanents de l'association : Responsable communication et Chargée de mission Réseau Ville Libre Sans Tabac, en fonction des missions

Ce poste s'inscrit au sein de la coordination du dispositif et contribue à son organisation opérationnelle, administrative et financière.

Missions principales
- Appui à la coordination et au suivi du dispositif (50%)
o Assurer le démarchage et le suivi des villes du réseau VLST, en appui de la chargée de mission Réseau et de la responsable communication (prise de RDV, présentation du dispositif VLST, points d'avancement individuels, collecte des indicateurs, participation aux réunions et rédaction des comptes-rendus).
o Assurer le suivi des villes labellisées, en appui de la chargée de mission Réseau (participation aux réunions et rédaction des comptes-rendus, suivi qualitatif, utilisation des outils d'évaluation).
o Mettre en place, avec la chargée de mission Réseau, une application de suivi des villes.
o Participer à l'organisation de 2 à 3 webinaires par an, de réunions d'échange entre les villes du réseau, ainsi que d'éventuels évènements régionaux ou nationaux VLST (salons, réunions du réseau).
o Participer à l'évaluation du dispositif.

- Gestion de projet
o Administratif (20%)
Assurer le pilotage des relations avec les financeurs (ARS, CNAM)
Garantir le suivi administratif des conventions et des bilans avec les financeurs (organisation des réunions de suivi, suivi des indicateurs, rédaction des rapports d'activité, etc.)
Coordonner la préparation des nouvelles demandes de financement (dossiers administratifs, techniques et financiers)
Assurer le suivi du projet de recherche en lien avec le Président
Mettre à jour les outils de suivi et bases de données partagées (fichiers de contacts des collectivités et partenaires institutionnels)
Organiser et animer les réunions internes (points GEST) et en assurer la rédaction des comptes rendus

o Suivi financier (10%)
Assurer le suivi des financements et des conventions associées
Préparer les éléments administratifs relatifs aux demandes de subventions et aux bilans financiers
Contribuer à la rédaction des rapports financiers et des pièces justificatives
Assurer la saisie et le suivi d'éléments comptables (factures, note de frais, titres de restauration, etc.)

- Appui à la communication et rédaction (20%)
o Assurer la rédaction, en appui de la responsable communication, de documents administratifs et techniques (notes, comptes rendus, courriers, argumentaires, actualités, rapports d'activité et financier).
o Participer à la rédaction des supports du dispositif (guides, fiches méthodologiques, documents de labellisation, Programme Local de Lutte contre le Tabac, etc.).
o Contribuer à la valorisation des actions du programme.

- Prévoir des déplacements possibles au niveau national

Experience: 24 Mois

Compétences: Rédaction de rapports de projet,Assurer la conformité des livrables de projet,Planifier et suivre les échéances de projet,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Communiquer auprès de ses interlocuteurs internes et externes,Convaincre, négocier,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Répondre à un appel d'offre,Structurer, synthétiser des informations

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.