Epmo Assistant - Assistante de Direction H/F - Etablissement Public du musée d'Orsay et du musée de l'Orangerie - Valéry Giscard d'Estaing (EPMO)

Missions et activités principales :

Apporter un soutien administratif à l'administratrice générale et à son adjointe, et en tant que de besoin à la cheffe de cabinet de la Présidence, à la déléguée générale aux célébrations des anniversaires des musées d'Orsay et de l'Orangerie, et au conseiller en charge des questions internationales et contemporaines.

Suppléer en son absence l'assistante de la Présidente.

Assurer le suivi des communications téléphoniques et des courriers

- Prendre en charge les appels, en langue anglaise le cas échéant : réception, filtrage, orientation des demandes vers les bons interlocuteurs, ...

- Assurer le traitement du courrier : préparation de réponses, rédaction et frappe de notes et lettres, gestion du chrono courriers, ...

- Préparer et mettre en forme des documents (compte-rendu, note interne...) et assurer leur diffusion

- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

Assurer des missions de coordination et d'organisation

- Organiser des réunions et rendez-vous

- Assurer la gestion des salles de réunions, des permanences, des congés de la direction

- Assurer et veiller à la coordination des agendas entre les différents secrétariats, notamment avec la Présidence

- Participer à la préparation logistique des conseils d'administration et d'autres instances de l'établissement, en lien avec l'assistante de la Présidente ou l'assistante du directeur administratif et financier )

Effectuer des missions annexes, notamment

- Participer, en alternance avec l'assistance de la Présidente, au comité de direction et en assurer le compte-rendu

- Elaborer les calendriers d'astreintes

- Préparer, le cas échéant, des séminaires de direction

- Préparer les ordres de mission

- Certifier les dépenses de la Présidence et l'administration générale dans le logiciel financier

Compétences techniques :

· Pratique des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...)

· Maîtrise du classement et de l'archivage

Savoir-faire

· Compétences rédactionnelles

· Capacités d'adaptation

· Grande réactivité, esprit d'initiative

· Aptitude organisationnelle

· Capacité à recueillir, diffuser, traiter l'information

· Pratique de l'anglais (écrit/oral).

Savoir-être (compétences comportementales)

· Qualités relationnelles

· Sens de l'écoute

· Discrétion / confidentialité

· Sens du travail en équipe

· Fiabilité

· Rigueur

Profil du candidat recherché (le cas échéant):

- Formation de secrétaire et/ou expérience d'un secrétariat de direction souhaitée
- Connaissance du milieu culturel et plus particulièrement de celui des musées
- Pratiques d'autres langues étrangères souhaitées