Secrétaire Vacataire H/F - Direction Générale de l'Energie et du Climat (DGEC)

Créé le 4 octobre 1963, le Service National des Oléoducs Interalliés (SNOI) assure les responsabilités de la France, en tant que pays hôte, en matière d'administration et d'entretien de la partie française du réseau d'oléoducs de l'OTAN en Centre-Europe (CEPS). Il fut construit dans les années 1950 par la société TRAPIL.
Constitué pour la partie française, de 2 300 km de canalisations et de 14 dépôts de stockage, ce réseau d'oléoducs est opéré par la même société TRAPIL (260 personnes) supervisée par le SNOI (10 personnes), organisme dirigé par un ingénieur général (IG2 Nicolas Henry - Directeur du SNOI). Ce réseau achemine 4 millions de m3 (50 % pour la France) et stocks 250 000 m3 de produits pétroliers raffinés. Il assure en particulier l'approvisionnement de cinq des principales bases aériennes militaires françaises (composante classique et nucléaire). Ce réseau est donc stratégique tant pour la défense nationale que pour le soutien des opérations de de l'OTAN en Europe.

* Secrétariat
- assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat ;
- gérer les agendas de la direction (réunion internes et externes) ;
- gérer les courriers (rédaction, suivi, distribution, enregistrement, archivage) ;
- effectuer les comptes-rendus de certaines réunions ;
- assurer le respect des délais et des circuits de validation des éléments avant transmission ;
* Logistique :
- prendre en charge les aspects logistiques de l'équipe de direction (réservation de moyens, gestion administrative et financière) ;
- gérer les moyens du service (véhicules, téléphones, bureautique, informatique, mobilier, fournitures) ;
- apporter son assistance à la préparation des réunions, des événements et au montage des dossiers (gestion des invitations, réservation de moyens, mise en forme et valorisation des supports bureautiques, rédaction de comptes-rendus).
* Ressources Humaines :
- participer à la gestion administrative de proximité du personnel- mettre à jour les annuaires

Savoirs :
- maîtriser le fonctionnement d'un secrétariat ;
- avoir une bonne connaissance de la fonction publique.

Savoir-faire :
- savoir bien organiser son temps ;
- savoir accueillir une personne, un groupe ;
- maîtriser les règles d'expression écrites et orales ;
- maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et de visioconférence (Lifesize, Skype, Zoom, Teams - formation interne possible) ;
- suivre des outils de pilotage.

Savoir-être :
- avoir un esprit d'initiative et de propositions ;
- s'adapter à des situations nouvelles ;
- travailler en équipe ;
- avoir un sens de l'écoute et de bonnes qualités relationnelles ;
- faire preuve d'une grande discrétion professionnelle ;
- faire preuve de disponibilité.