Assistante Administrative du Service de Médecine Préventive H/F - Etablissements publics locaux

Sous la responsabilité de la Direction générale, vous serez chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement administratif du service et l'organisation des activités médicales dans le respect des procédures et de la qualité attendue. Vous assurerez l'accueil, le suivi administratif des dossiers et l'appui aux médecins et infirmiers dans la gestion de leurs activités.

1. Assurer l'accueil, la communication et la planification des interventions médicales :
- Accueillir, orienter et renseigner les agents, collectivités et partenaires.
- Gérer les appels téléphoniques et les demandes par mail.
- Assurer une qualité d'accueil et de communication.

2. Assurer les convocations aux visites médicales :
- Gestion des convocations
- Etablissement et suivi des plannings des médecins et des infirmières
- Réservation des locaux

3. Assurer la gestion des dossiers médicaux :
- Préparer les dossiers médicaux (édition des fiches, plannings).
- Classer, archiver et numériser les dossiers.
- Utiliser les outils MULTIGEST et AGIRHE WEB.
- Gérer les archives papier et dématérialisées.

4. Fonctionnement administratif du service :
- Rédiger des courriers, mails et documents administratifs.
- Saisir des rapports médicaux et documents de suivi.
- Réaliser des bilans, statistiques et tableaux de suivi (CHSCT, rapports annuels...).
- Assurer le suivi des demandes des collectivités.
- Participer à la réalisation de rapports FS-SSCT et bilans CHSCT.
- Contribuer à la gestion du site internet et de la newsletter du service.
- Apporter un appui sur les questions d'hygiène, sécurité et ergonomie.
- Suivi administratif lié à la protection sociale, RH et finances (factures, commandes, dossiers de carrière).

5. Gestion logistique :
- Vous participez au suivi des commandes et des stocks de matériel nécessaires au bon fonctionnement du service.

- Savoir s'organiser, faire preuve de rigueur et de discrétion.
- Être autonome, polyvalent(e) et réactif(ve) face aux demandes.
- Avoir le sens du travail en équipe.
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Excel, Word, PowerPoint).
- Connaître les techniques de recherche documentaire et les outils de communication.
- Maîtriser l'expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, grammaire).
- Disposer de qualités rédactionnelles.
- Connaître le vocabulaire médical (apprécié).
- Savoir gérer un accueil physique et téléphonique de qualité.
- Comprendre le contexte et les enjeux du secteur d'activité