Responsable Administratif et Coordonnateur des Services - Commune de Mallemort H/F - Communes

Sous l'autorité de Monsieur le Maire, le responsable administratif assure la coordination des services pour la mise en oeuvre des projets politiques de la collectivité

o Fonctions administratives et sécurisation des procédures :
- Assurer le suivi et la coordination des fonctions administratives de la collectivité
- Contribuer à la sécurisation administrative des actes et procédures en lien avec les services concernés
- Participer à l'harmonisation des pratiques administratives entre les services
- Apporter un appui méthodologique aux services sur les procédures internes
o Suivi des assemblées et des actes :
- Assurer la coordination des circuits de préparation des conseils municipaux
- Veiller à la qualité et à la complétude des projets de délibération
- Organiser le suivi des actes administratifs en lien avec les services concernés
- Contribuer à la structuration des procédures liées aux assemblées
o Coordination et organisation des services :
- Assurer la coordination fonctionnelle entre les services municipaux dans le cadre des procédures définies par l'autorité territoriale
- Participer aux réunions de coordination et en assurer le suivi administratif (comptes rendus, suivi des actions)
- Veiller à la bonne circulation de l'information entre les services et les élus
- Signaler les difficultés de coordination et contribuer à la recherche de solutions opérationnelles
o Suivi des projets transversaux :
- Assurer le suivi administratif et opérationnel des projets transversaux
- Elaborer et alimenter des outils de suivi administratif et opérationnel (tableaux de bord, indicateurs)
- Veiller au respect des délais et des procédures
- Faciliter la coordination entre les services impliqués
o Appui à la décision :
- Préparer les éléments d'aide à la décision pour l'autorité territoriale
- Mettre en forme les décisions prises par l'autorité territoriale
- Produire des notes d'analyse et de synthèse
o Suivi budgétaire (en lien avec la direction financière) :
- Assurer un suivi des projets en lien avec leurs impacts budgétaires
- Contribuer à la cohérence entre les actions engagées et les moyens mobilisés
- Travailler en coordination avec la direction financière
o Coordination RH (en lien avec la DRH) :
- Centraliser et transmettre à la DRH les remontées des services concernant leurs besoins en ressources humaines
- Contribuer à la bonne organisation des services
- Veiller à la bonne application des procédures internes

Savoirs :
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- Maîtrise des procédures administratives et des actes des collectivités
- Notions en gestion budgétaire et en ressources humaines

Savoir-faire :
- Capacité d'organisation et de coordination
- Suivi de projets
- Analyse et synthèse
- Rédaction administrative

Savoir-être :
- Sens du service public
- Rigueur et discrétion
- Capacité à travailler en transversalité
- Qualités relationnelles

- expérience en collectivité
- expérience en coordination ou gestion administrative