Assistante du Maire et de la Direction Générale - Pomponne H/F - Communes

ASSISTANTE DU MAIRE ET DE LA DIRECTION GÉNÉRALE

Assistante de direction
- Traitement des emails Mairie
- Enregistrement et traitement du courrier
- Organisation des agendas partagés des élus et de la DGS
- Rappelle des informations importantes et transmission des messages
- Traitement de différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus - filtrage et priorisation
- Centralisation et diffusion de l'information en interne
- Organisation protocolaire des cérémonies

Organisation de réunions et missions de secrétariat

- Préparation des supports de réunion
- Mise en place et suivi des réunions, rédaction des convocations et des ordres du jour
- Mise en forme et diffusion des comptes rendus (commissions, conseil municipal...)
- Rédaction de différents actes administratifs, règlementaires et suivi,
-Travaux de secrétariats : rédaction de courriers simples et mise en forme des courriers de Monsieur le Maire et de la DGS
- Organisation, classement et archivage des documents de la Direction générale
- Suivi les dossiers sensibles (contentieux, réclamation...)

Séances de Conseil Municipal

- Réalisation de différents documents préparatoires et mise en place du matériel pour la séance,
- Communication des informations sur les supports de diffusion
- Rédaction des documents à la suite de la séance : délibérations, compte rendu succinct, procès-verbal,
- Transmission des documents règlementaires à la préfecture.
- Assister aux séances en cas d'absence de la DGS

Associations
- Enregistrement des dossiers de demande de subvention

Missions ponctuelles

- Permanences du samedi matin : guichet unique

Horaires de travail
Horaires variables 7h30 - 18h30
Pause méridienne entre 30 minutes et 2h
Contraintes ou particularités d'exercice
Permanence occasionnelle le samedi matin 9h00-12h00
Agents autorisés à venir travailler avec leur chien 3 fois/semaine
Possibilité d'horaires décalées en fonction des commissions et conseils municipaux

Compétences théoriques/pratiques

Pack Office (Excel, Word, Powerpoint, Outlook, Teams...).
Fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel
Organisation administrative et circuits de décision d'une collectivité
Règles de rédaction administrative et de contrôle des actes
Règles de communication institutionnelle
Principes de confidentialité et de discrétion professionnelle
Secret professionnel

Savoirs faire

Analyse et synthèse des informations.
Savoir alerter et rendre compte.
Savoir établir une relation de confiance
Comprendre l'enjeu politique et fonctionnel du poste
Gestion d'agendas complexes et organisation de réunions
Préparation, suivi et mise en forme de dossiers administratifs
Rédaction de courriers, notes, comptes rendus et supports de réunion
Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs
Classement, archivage et suivi des documents
Coordination et suivi de dossiers transversaux

Savoirs être

Sens de l'organisation et de l'anticipation
Discrétion et respect de la confidentialité
Réactivité, capacité d'adaptation et disponibilité
Qualités relationnelles et sens de l'accueil
Rigueur et fiabilité
Sens du service public