Assistant Formation pour les Cursus Bachelor Agro H/F - Institut Agro

L'assistant ou l'assistante formation pour les cursus Bachelor Agro est en charge d'apporter un soutien administratif, pédagogique et budgétaire essentiel pour le bon déroulement des cursus de formation Bachelor Agro. Il ou elle assiste les coordinateurs pédagogiques dans la réalisation des activités de formation des différents Bachelors Agro. Il ou elle effectue les remontées d'informations auprès des partenaires.

Gestion administrative des apprenants Bachelor Agro

- Gérer les inscriptions, réinscriptions administratives et la rentrée des apprenants, en lien avec les correspondants Pégase / SI Scolarité
- Mettre à jour et assurer le suivi du système d'information Pégase :
Inscriptions / Catalogue de formation, maquette de formation /Remonter les infos à la scolarité pour diplomation /Gestion pédagogique
- Remonter les données nécessaires au CFA pour le suivi des contrats d'apprentissage et des conventions de mobilité
- Remonter les données nécessaires aux partenaires des formations (Lycées agricoles, Universités, ...)
- Gérer les boîtes mail génériques propres aux formations Bachelor Agro, répondre aux sollicitations des apprenants, entreprises et partenaires
- Assurer l'archivage numérique des dossiers (suivi, tri, classement)
- Respecter les consignes liées au process qualité QUALIOPI / QualiFormAgri

Organisation pédagogique et suivi des enseignements Bachelor Agro

- Préparer et organiser l'accueil de rentrée des apprenants
- Se coordonner avec les gestionnaires de scolarité ingénieurs pour l'élaboration des emplois du temps (disponibilité des enseignants, des locaux)
- Planifier et suivre les enseignements spécifiques aux apprenants
- Participer à l'organisation des activités pédagogiques en lien avec l'équipe scolarité et les coordinateurs pédagogiques : Examens, rattrapages/ Relevés de notes / Mise à jour des livrets pédagogiques /Déclarations de vacations et frais de déplacements

Gestion des recrutements des apprenants Bachelor Agro

- Contribuer à la mise à jour du site internet et de la plateforme eCandidat
- Organiser et préparer la sélection : Coordination avec les membres du jury en lien avec les coordinateurs pédagogiques Bachelor Agro et les référents pédagogiques des cursus
- Organiser et préparer la journée apprentissage à destination des futurs apprentis en collaboration avec les CFA.
- Contribuer à la préparation de la formation des maitres d'apprentissage en collaboration avec les CFA
- Élaborer des statistiques du recrutement : nombre d'inscrits, de présents et de candidats admis

Suivi des apprenants

- Assurer le suivi global du parcours de chaque apprenant en lien avec les coordinateurs pédagogiques
- Suivre l'assiduité des apprenants et remonter les absences à la DFVEO et aux CFA
- Remonter les données nécessaires aux CFA pour la rédaction conventions de mobilité
- Appuyer les coordinateurs pédagogiques dans leurs missions quotidiennes
- Récupérer les données liées aux contrats d'apprentissage auprès des CFA ou en autonomie via Ypareo : taux de rupture, taux d'abandon

Gestion budgétaire liée aux Bachelors Agro

- Effectuer les demandes d'achat et les états de frais pour les dépenses
- Assurer le suivi des vacations et conventions sur le budget des formations en lien avec la responsable du budget
- Contribuer à la rédaction des bilans

Organisation des événements
Planifier et préparer logistique des réunions et événements liés aux Bachelors Agro (Comités)

Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques (Excel, word notamment)
Aisance avec les systèmes d'information de scolarité ou de formation (Pégase, Yparéo, ou équivalent).
Aisance relationnelle et qualité de communication écrite et orale.
Savoir rendre compte de son activité
Capacité à mener plusieurs dossiers en parallèle
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Mettre en oeuvre des procédures et des règlements
Utiliser les logiciels et outils spécifiques à la gestion administrative et budgétaire
Capacité à gérer des pics d'activité (rentrée, concours, jurys).
Capacité à intégrer le changement
Connaissance des enjeux, des acteurs et de la règlementation en matière de formation (dont par apprentissage).
Goût du travail en équipe et de travail collaboratif (enseignants chercheurs, gestionnaires pédagogiques, apprentis, CFA, ...)
Faire preuve de rigueur et d'autonomie,
Sens de l'organisation, adaptabilité et réactivité