Gestionnaire Administratif·ve des Etudiants Internationaux H/F - Institut Lyfe

L'Institut Lyfe (ex-Institut Paul Bocuse) forme les décideurs responsables des métiers de l'Hôtellerie, de la Restauration, des Arts Culinaires et de la Pâtisserie.

En 30 ans, il a constitué un écosystème unique de formation initiale, de recherche et de formation professionnelle. Il accueille aujourd'hui 1200 étudiants d'environ 75 nationalités.

Du Bachelor au Doctorat, son enseignement est basé sur une pédagogie expérientielle centrée sur le management de projets, la révélation des talents, l'esprit entrepreneurial et la créativité. Il est la seule école en France, à avoir un restaurant d'application étoilé, un hôtel-école 5* et un Centre de Recherche qui, par ses travaux scientifiques, contribue à la qualité des enseignements dans une vision prospective des métiers de l'Hospitality et des Arts Culinaires.

Nous recherchons un·e Gestionnaire Administratif·ve des Etudiants Internationaux F/H en CDI pour venir compléter le pôle Student Affairs de la Direction de l'Expérience Etudiante.

Le/la gestionnaire administratif·ve des étudiants internationaux contribue à l'accueil, l'information et l'accompagnement des étudiants internationaux et des étudiants en mobilité académique dans leurs démarches administratives afin de faciliter leur intégration. Il/elle assure également le suivi, la mise à jour et la fiabilité des données et documents administratifs du pôle Student Affairs, dans une logique d'amélioration continue du service rendu.

Vos missions principales seront les suivantes :

1/ Accompagnement administratif et services aux étudiants :

- Assurer l'accueil physique et numérique des étudiants, en les accueillant, informant et orientant avec disponibilité et réactivité ;
- Garantir l'accès des étudiants à une solution de logement en assurant un accompagnement individualisé ;
- Participer à l'accueil et l'intégration des étudiants internationaux, avant et après leur arrivée (webinaires, séminaires de pré·rentrée, évènements, activités et sorties) ;
- Assurer le suivi administratif des démarches obligatoires pour les étudiants ;
- Assurer la fiabilité et la communication des éléments administratifs de l'étudiant aux services concernés de leur inscription à leur diplomation (certificats spécifiques, courriers...) ;

2/ Gestion administrative des mobilités :

- Participer à la rédaction et à la diffusion des documents de mobilité (dossiers de candidatures, catalogues de cours, learning agreement, etc.) ;
- Assurer le suivi et l'assistance aux étudiants entrants et sortants (constitution des dossiers de candidature, conditions d'accueil, application du contrat d'études, collecte de leurs relevés de notes, bulletins et crédits validés, conditions d'obtention d'une bourse, etc.)
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires à la bonne gestion de leurs dossiers ;
- Mettre à jour, produire et archiver les documents administratifs et financiers liés à la mobilité (bulletins, lettre d'acceptation, lettre de recommandation, attestation de présence, compte rendu de mission, etc.) ;
- Être garant de la bonne communication des parcours de mobilité au sein des différents services ;
- Suivre l'obtention des bourses de mobilité et faire les démarches nécessaires à leur paiement ;
- Participer à la réalisation et la mise à jour de reportings : à la réalisation de tableaux de bord, de tableaux de suivi des statistiques liés à la mobilité, d'enquête qualitatives et quantitatives ;
- Organiser les actions de suivi pour les mobilités entrantes et sortantes (visios et cafés mensuels, relances).

3/ Communication :

- Participer à la rédaction et à la diffusion des supports de communication pour la mobilité internationale et l'accueil des étudiants ;
- Participer ponctuellement aux événements de l'Institut pour y promouvoir nos offres de mobilité tels que : journées Erasmus +, accueil des étudiants internationaux, journées d'intégration, etc. ;
- Participer au maintien de bonnes relations auprès des Institutions telles qu'Erasmus et la Région Auvergne Rhône·Alpes (participation aux forums et formations mises en place par ces partenaires) ;

Cette liste n'est pas exhaustive et vous pouvez être amené·e à réaliser des missions transverses permettant de contribuer à la performance du service.

Et si vous étiez LA personne qu'il nous faut ?

Vous justifiez d'un niveau Bac +2/3 minimum en Gestion administrative / Langues / Relations Internationales (ex : Licence LEA).

Vous justifiez d'une expérience réussie de minimum 3 ans sur un poste similaire.

Vous justifiez de connaissances théoriques et pratiques sur les mobilités internationales et la gestion administrative.

Vous savez utiliser les logiciels et outils métiers Erasmus + (Dashboard Erasmus+, Erasmus Without Paper, Beneficiary Module..). Vous avez une bonne maîtrise d'Excel, d'Outlook et du reste du Pack Office.

Autonome, dynamique, vous avez un réel esprit d'équipe et savez communiquer de manière claire et concise. Vous êtes reconnu·e pour votre aisance relationnelle, votre sens de l'accueil et votre réactivité.

Doté·e d'une capacité d'analyse, votre sens de l'organisation, proactivité et rigueur sont des atouts incontestables pour réussir dans ce poste.

- Contrat : CDI
- Temps de travail : temps plein, 37h/semaine + 1 RTT/mois
- Prise de poste souhaitée : dès que possible
- Statut : Technicien·Agent de Maîtrise
- Rémunération : 25K€ · 28K€ brut annuel