Secrétaire d'Agence d'Architecture H/F - Scop Atelier F4

Qui sommes-nous ?
L'Atelier F4, agence d'architecture située rue Ampère à Grenoble, est une structure à taille humaine. Nous travaillons sur des projets variés dans une ambiance conviviale et collaborative. Notre équipe de 4 collaborateurs recherche sa/son futur(e) secrétaire pour nous accompagner dans la gestion quotidienne de l'agence et le suivi administratif de nos projets.Votre rôle au sein de l'agence
Véritable pilier de l'agence, vous travaillez en lien direct avec la direction et les architectes. Vos missions s'articulent autour de deux grands axes :
Secrétariat et vie de l'agence :
- Accueil téléphonique et filtrage des appels (clients, entreprises, bureaux d'études)
- Gestion de la boîte mail générique et dispatching
- Réception, tri et affranchissement du courrier
- Commande des fournitures et gestion des prestataires de l'agence (ménage, informatique.)
- Aide à la préparation des réunions et tenue à jour des plannings
- Publication LinkedIn
- Veille des appels d'offres - Montage administratif des dossiers (échanges avec les bureaux d'études)

Assistanat technique et comptable de premier niveau :
- Établir et suivre les factures clients
- Préparer les grilles d'honoraires et les avenants aux contrats
- Gérer les règlements fournisseurs et transmettre les pièces à l'expert-comptable
- Préparer les documents de démarrage de chantier
- Établir les situations d'entreprises, avenants et procès-verbaux de réception
- Suivre les montants de travaux réalisés sur l'année
- Dépôt des factures sur la plateforme Chorus Pro (si applicable)
- Transmission des éléments au cabinet d'expertise comptable

Votre profil
- Vous justifiez d'une expérience réussie de minimum 2 ans sur un poste de secrétariat ou d'assistanat administratif
- Vous maîtrisez le Pack Office (Word, Excel) et êtes à l'aise avec les outils informatiques en général (OOTI - InDesign - Adobe Acrobat)
- Vous avez un excellent sens du relationnel et une bonne orthographe
- Vous êtes organisé(e), autonome et rigoureux(se) avec la capacité de gérer plusieurs tâches
- Vous avez un bon relationnel, le sens de la discrétion

- Le petit plus : Une première expérience dans le secteur du bâtiment, de l'architecture ou de l'ingénierie (connaissance de Chorus Pro, des marchés publics) serait un atout indéniable.

Conditions et modalités
Type de contrat : CDI Temps partiel
Temps de travail : 15 heures par semaine (répartition des heures à définir)
Lieu de travail : Grenoble
Salaire : Selon profil et expériences
Prise de poste rapide

Experience: 24 Mois

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.