Adjoint au Chef du Bureau des Examens Spécialisés H/F - Préfécture des Alpes-Maritimes

Vos activités principales:

L'adjoint(e) seconde la Cheffe du bureau des examens spécialisés dans les missions suivantes:

Organisation du fonctionnement des pôles qui composent le bureau et encadrement de l'équipe :
- veiller au respect des délais, des procédures en vigueur et à l'application de la réglementation;
- participer à la planification des ressources selon les flux et les stocks;
- mettre en oeuvre les moyens et une organisation de travail permettant d'assurer la fiabilité et la qualité des réponses qui sont apportées aux usagers;
- participer au suivi des indicateurs d'activité qualitatifs et quantitatifs;

Apport de sécurité juridique :
- assurer la veille réglementaire et suivre les évolutions relatives aux procédures de délivrance de titres pour les étrangers (demandeurs d'asile, étrangers malades, admission exceptionnelle au séjour);
- veiller à la lutte contre la fraude, en lien avec la correspondante fraude étrangers et participer à la mise en place des actions;
- superviser l'instruction de certains dossiers sensibles, signalés ou particulièrement complexes;
- assurer l'approvisionnement de la matière au coffre du bureau et faire un suivi au niveau de la comptabilité de la matière ;
- travailler en lien avec les agents de la DTNUM du ministère et formaliser les tickets concernant les dossiers problématiques ou bloqués;

Management:
- assurer l'encadrement direct des 3 agents qui composent le pôle étranger maladeet piloter l'activité du pôle ;
- participer à l'animation de l'équipe et contribuer à la bonne dynamique de groupe;
- Être référente des commissions du titre de séjours du bureau (pôle AES et pôle étranger malade) pour les membres du jury et pour accompagner les agents du bureau en charge de l'organisation, du suivi et de la rédaction des mesures.

L'adjoint(e) veille également à la bonne application des engagements qui ont été pris par le bureau concernant le dispositif Qual-e-pref.

Quel sera votre environnement professionnel ?

Le bureau des examens spécialisés est composé de 16 agents ainsi répartis: 1 Cheffe de bureau (attachée principale), 1 adjoint(e) (attaché).
- Au pôle «Asile» : 1 chef de pôle asile titulaire (catégorie B), 1 adjoint au chef de pôle asile (contrat longue durée de 3ans), 2 agents titulaires (2 catégorie C), 1 contrat de longue durée de 3 ans, 1 vacataire.
- Au pôle «étrangers malades»: 3 agents titulaires (2B et 1C)
- Au pôle «admission exceptionnelle au séjour (AES) »: 1 cheffe de pôle AES titulaire (catégorie A), 3 contrats de longue durée de 3 ans (B), 1 apprenti.
Liaisons hiérarchiques:
La Cheffe de bureau, La Directrice et son adjointe, le secrétaire général,le Préfet.

Liaisons fonctionnelles :
La DGEF, les préfectures, les DDI, les services de police et de gendarmerie, l'OFII, l'OFPRA et la CNDA, les associations, les opérateurs de l'État, les collectivités territoriales, les CCAS, les consulats et ambassades.

Connaissances techniques
Avoir des compétences juridiques
Connaître l'environnement professionnel
Avoir des compétences en informatique - bureautique

Savoir-faire
Savoir appliquer la réglementation
Savoir travailler en équipe
Savoir analyser

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines
Savoir s'adapter
Savoir accueillir

Vos perspectives:
L'expérience acquise et les compétences mises en oeuvre sur ce poste, principalement en termes de management et d'application de la réglementation, permettent d'être un tremplin pour accéder au grade d'attaché principal et d'évoluer par la suite vers une fonction de chef de service ou de directeur ou encore vers d'autres emplois au sein du domaine fonctionnel «relation à l'usager».