Chargé d'Accueil d'Inscription et de Secrétariat H/F - Centre Leo Lagrange

Dans le cadre du Projet Social de l'association, du diagnostic du territoire et de son évolution, mettre en oeuvre le projet d'accueil en veillant à l'implication du public dans la vie du Centre ;
Réaliser les tâches administratives liées à la fonction de l'association ;
Effectuer des opérations de transmission et de traitement des informations nécessaires à la bonne marche de l'association et à ses relations internes et externes.

Activités principales :

1/ Accueil et diagnostic
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des publics ;
- Être à l'écoute des habitants du quartier, notamment des publics prioritaires (jeunes 12-25 ans, populations issues de l'immigration, familles monoparentales, personnes en situation de précarité ou d'exclusion), afin de comprendre leurs difficultés et les orienter vers les différents professionnels du Centre.

2/ Gestion et suivi des inscriptions
- Gérer les inscriptions et le suivi des présences sur le logiciel i-Noé ;
- Assurer les encaissements des adhésions, cotisations et autres participations des adhérents ;
- Effectuer les relevés des présences des publics pour les partenaires institutionnels ;
- Remonter les différentes données statistiques à la demande de la direction ;
- Contribuer à la coordination quotidienne des activités proposées au Centre pour les différents publics.

3/ Effectuer les tâches de secrétariat
- Réaliser les courriers, attestations, comptes rendus, notes, rapports, etc. ;
- Effectuer les opérations de traitement de texte et de mise en page ;
- Gérer la messagerie électronique de l'association ;
- Suivre le classement et l'archivage.

4/ Communication
- Utiliser les différents moyens de communication afin de faire connaître et valoriser les activités et projets du Centre ;
- Assurer la communication transversale, contribuant à la bonne circulation des informations au sein de l'équipement.

Activités ponctuelles :
- Participer aux manifestations événementielles au Centre et sur la commune ;
- Remplacer un collègue absent.

Horaires de travail :
Régulièrement du Lundi au vendredi ;
Travail ponctuel en soirée et durant les week-ends.

Connaissances :
- Maîtrise du logiciel i-Noé (une formation sera organisée pour une prise en main) ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Maîtrise de l'expression orale ;
- Connaissance du fonctionnement de la structure, de son organisation, de son territoire d'intervention et de ses partenaires.

Experience: 6 Mois - avec expérience en milieu associatif

Compétences: Communication interpersonnelle,Logiciel de traitement de texte,Utilisation de logiciels de tableur,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Relayer de l'information,Assurer la confidentialité des informations,Garantir un suivi administratif,Rédiger des messages et des emails professionnels,Maintenir une communication claire et professionnelle,Utiliser les outils numériques,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Gérer des situations de crise ou d'urgence,Assurer la gestion des plaintes et des réclamations,Identifier, traiter une demande client,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Maîtrise des logiciels du "Pack Office",Connaissance du fonctionnement associatif,Maîtrise du logiciel "i-Noé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).