Assistant·e Administratif·ve - Suivi des Formations H/F - Service Public

Descriptif de la Maison de la Formation des Compétences et des Territoires (MFCT) :
La Maison de la formation des compétences et des territoires (MFCT) est composée de :
- 1 chef de Maison
- 2 adjoints : un responsable du pôle administratif et un responsable du pôle pédagogique
- 21 formateurs et formatrices
- 5 agents administratifs
- 1 conceptrice multimédia

L'agent.e aura la charge d'assurer la gestion administrative de formations professionnelles dans les domaines de la jeunesse et des sports.

Activités :

Gestion des inscriptions :
- Suivi des pré-inscriptions via le logiciel YPAREO ;
- Rédaction de devis de formation ;
- Vérification de la complétude des dossiers ;
- Relations avec les candidats ;
- Prise en charge et suivi des dossiers de demandes de financement ;
- Validation et suivi des inscriptions ;
- Rédaction des contrats et des conventions de formation.

Suivi administratif du déroulé des formations :
- Rédaction des documents officiels de démarrage de sessions de formation en lien avec la DRAJES et le CFA ;
- Planification, suivi et contrôle des présences (émargements) via les outils dédiés (YPAREO et SOWESIGN)
- Suivi des dossiers de financement en lien avec les financeurs (déclarations mensuelles, etc.) ;
- Rédaction des avenants aux contrats et aux conventions de formation le cas échéant et des conventions de mise en situation
professionnelle ;
- Vérification de la qualité des pièces nécessaires à la facturation en lien avec le pôle budgétaire de la Maison Transversale ;
- Mise à jour des tableaux de bord interne du service ;
- Rédaction et envoi de convocations, attestations et courriers divers ;
- Rédaction de procédures et participation à la démarche qualité et d'amélioration continue du service.

Information et communication sur les formations :
- Accueil physique et téléphonique des usagers (permanence téléphonique) ;
- Réponse aux mails des usagers ;
- Participation aux salons d'information et d'orientation ;
- Participation aux journées portes ouvertes ;
- Participation à la réflexion d'amélioration continue information/communication.

Suivi des enquêtes de satisfaction et d'insertion professionnelle

L'ensemble de l'équipe administrative s'organise pour assurer la continuité du service lors des périodes de congés.

Savoirs généraux:

Référentiels professionnels
Connaissance générale des modalités de délivrance de diplômes.

Savoirs sur l'environnement professionnel:

Connaitre les processus de gestion des formations professionnelles
Connaissance des dispositifs de prise en charge des formations

Savoirs faire opérationnels:(Selon le niveau d'expertise requis : N,
A, M et E)
N : notions de base, repères généraux sur l'activité
A : savoir effectuer, de manière régulière et/ou
occasionnelle correctement les activités sous le
contrôle d'un agent M : effectuer une compétence de manière régulière,
corriger et améliorer le processus, conseiller les
autres agents
E : savoir agir dans un contexte complexe, trouver de
nouvelles solutions, former des agents et être
référent dans le domaine.

Informer et communiquer avec différents interlocuteurs (M)
Mettre en oeuvre des procédures et des règles (M)
Utiliser des outils bureautiques, des applications numériques métiers et des plateformes
internet (Kairos, DEFI) (M)
Enregistrer et classer des documents (M)
Savoir rendre compte (M)Capacité rédactionnelle (A)
Apporter des réponses à des besoins spécifiques (A)
Elaborer et contrôler les actes administratifs (A)

Savoirs comportementaux:

Avoir le sens de l'organisation
Capacité à faire preuve de réactivité et d'adaptabilité
Capacité à gérer le stress
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Travailler en équipe
Faire preuve de discrétion professionnelle