Chef d'Equipe Administratif & Evenementiel H/F - Université de Picardie Jules Verne

1. Finalité du poste

Assurer des missions polyvalentes d'assistance technique et logistique au sein d'un service, d'une unité ou dans le cadre de projets, ainsi que la réalisation d'actes administratifs relevant d'un domaine fonctionnel de l'établissement, dans le respect des techniques, règles et procédures en vigueur.

Encadrer et animer une équipe de 14 personnels intervenant dans les domaines de la gestion des réservations, de la gestion administrative et financière, ainsi que de l'audiovisuel. Organiser et coordonner l'activité de l'équipe, et contribuer au développement de projets culturels et d'actions d'amélioration de la qualité des sites, en lien étroit avec les responsables de site et les services extérieurs au Service Exploitation et Logistique (SEL).

2. Activités Principales

- Instruire les dossiers administratifs en vérifiant leur conformité juridique, administrative et financière.

- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure, dans le respect des procédures et des règles en vigueur.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), et garantir la qualité de l'information délivrée.

- Gérer les agendas et suivre les échéances, en assurant la planification et la coordination des activités.

- Organiser, fiabiliser et mettre à jour les bases de données de gestion, en garantissant la qualité et la traçabilité des informations.

- Produire et suivre des tableaux de bord, réaliser des extractions à partir des systèmes d'information (administratif, financier, RH) et contribuer au reporting.

- Mettre en oeuvre les procédures de sécurité, notamment les dispositifs d'alerte et d'évacuation.

- Répondre aux demandes d'information des services internes et des partenaires externes, et en assurer le suivi.

- Collecter, analyser et diffuser l'information pertinente en interne et en externe.

- Encadrer et animer une équipe de proximité, en organisant les activités et en accompagnant les agents.

- Assurer le lien avec les représentants étudiants (associations, BDE, organisations syndicales), en appui aux responsables de site, et contribuer au développement de projets de vie de campus.

- Gérer les commandes groupées (fournitures de bureau, produits alimentaires) et en assurer le suivi logistique et administratif.

- Contribuer à des projets d'amélioration continue (organisation, processus, communication, qualité de service).

- Participer à des groupes de travail, organiser et animer des réunions d'équipe.

- Assurer la continuité de service, notamment en assurant l'intérim du responsable de site en cas d'absence.

Connaissances (savoirs)

- Modes de fonctionnement des administrations publiques

- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

- Droit des examens et concours

- Environnement et réseaux professionnels

- Techniques d'élaboration de documents

- Culture internet

- Techniques de communication et de management