Secrétaire Chargé d'Accueil - Espace des Solidarités Départementales Belfort est H/F - Conseils départementaux

Le/la secrétaire chargé(e) d'accueil est le/la premier(ère) interlocuteur(trice) des personnes s'adressant à l'Espace des Solidarités Départementales (ESD). Son rôle est donc essentiel : gestion des temps d'attente, sérénité dans la relation aux usagers, pertinence de la réponse apportée ou de l'orientation indiquée, qualité des indications données aux intervenants sociaux.
Il/elle assure également des fonctions d'assistance aux membres de l'équipe pluridisciplinaire.

Accueillir physiquement et/ou téléphoniquement : écoute, première évaluation, information et/ou orientation du public. Ce travail peut, le cas échéant, être mené en lien avec un intervenant social.
- Mettre en oeuvre des réponses de premier niveau : information quant aux rendez-vous avec les intervenants sociaux et aux documents nécessaires, aide au renseignement de documents administratifs, instruction de demandes dans le domaine de l'accès aux droits, etc.
- Exercer les fonctions de régisseur (gestion des Chèques d'Accompagnement Personnalisé, des actions collectives ou éducatives mises en oeuvre par les travailleurs sociaux).
- Avoir chaque jour une vision de l'activité de l'ESD : réunions, permanences, consultations de nourrissons, gestion des rendez-vous et des plannings, etc.
- Préparer, gérer et suivre les diverses procédures administratives relatives à l'activité des pôles thématiques de l'ESD (Enfance-Famille, Insertion Accès aux Droits, Prévention-Médiation-Sécurité).
- Préparer, gérer et suivre les diverses procédures administratives (protection de l'enfance, Fonds de solidarité départemental et d'initiatives sociales (FSDIS), Revenu de solidarité active (RSA), mesures d'accompagnement, etc.).
- Mettre en forme et éditer des courriers, comptes rendus, documents divers et tableaux de bord.
- Gérer le courrier : réception, enregistrement, diffusion, envoi.
- Organiser le classement, l'archivage, la documentation.
- Prendre part à la mise en oeuvre des orientations du projet de Direction (évolution des pratiques professionnelles, observation sociale, Projets sociaux de territoire, etc.).

COMPÉTENCES REQUISES
- Aisance relationnelle et sens de l'écoute.
- Techniques de communication, capacité à gérer des situations de stress.
- Connaissance du fonctionnement et des activités des services de la collectivité, ainsi que des compétences des organismes administratifs tiers.
- Connaissance des dispositifs sociaux : Revenu de Solidarité Active, protection de l'Enfance, dispositif pour les personnes âgées et handicapées.
- Bonne capacité rédactionnelle (courrier, note, rapport, etc.).
- Bonne maîtrise des outils informatiques et de comptabilité.
- Sens de l'initiative, forte capacité de travail et esprit de solidarité.
- Sens de l'organisation, du travail en équipe, rigueur, autonomie et grande discrétion.

CONDITIONS PARTICULIÈRES D'EXERCICE
- Contraintes horaire liées à l'accueil et aux visites médicales.

NOS AVANTAGES
- Rémunération statutaire ou selon profil pour les contractuels(elles), avec primes
(RIFSEEP) et autres composantes règlementaires de rémunération ;
- Temps de travail de 37h10/semaine 12 jours de RTT (sous réserve de continuité de
service, possibilité d'organiser son temps plein sur 4,5 jours par semaine ou 9 jours par
quinzaine) ;
- 25 jours de congés payés Compte Epargne Temps ;
- Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics ;
- Prestations sociales du Comité National d'Action Sociale ;
- Participation employeur à la prévoyance et à l'assurance santé ;
- Coffre-fort numérique pour la gestion sécurisée de vos documents (paie, etc.) ;
- Offre de formations innovantes / Accompagnement préparation aux concours.