Secretaire H/F - Service infrastructure de la défense (SID)

Le Service d'Infrastructure de la Défense (SID) est chargé de la maintenance et de l'adaptation de l'infrastructure du ministère des Armées. Le SID Sud-Est étend son autorité sur le quart sud-est de la France. Entité déconcentrée de coordination, d'expertise et de conduite d'opérations, le SID pilote les Unités Service Infrastructure Défense, les bureaux de maitrise d'oeuvre et les bureaux de conduite d'opération.
La Sous-Direction Achats, exécution budgétaire et comptabilité (SDAEBC) est chargée de participer à la production du SID Sud-Est dans les domaines des achats métiers et de l'exécution budgétaire et comptable. Elle est placée sous l'autorité de l'adjoint au directeur, chargé des opérations. Elle applique les directives et méthodes édictées par les services de la DCSID qui exercent sur elle une autorité fonctionnelle et travaille à l'atteinte des objectifs de performance qui lui sont fixés. Elle est dirigée par une sous-directrice et son adjointe et est composée de 94 agents répartis en quatre bureaux : le bureau de pilotage audit des achats (BP2A), le bureau achat métier (BAM), le bureau litiges et contentieux (BLC) et le bureau exécution budgétaire et comptabilité (BEBC).

- gérer le courrier interne et externe « arrivée et départ » de toute nature, via le logiciel CORAIL ou la messagerie électronique ;
- gérer la boite fonctionnelle du secrétariat de la sous-direction ;
- gérer les agendas dont le secrétariat à la charge ;
- assurer l'accueil des correspondants téléphoniques et visiteurs ;
- préparer et organiser l'arrivée des nouveaux arrivants et assister les chefs de bureau dans la gestion administrative de leur accueil (installation, présentation des services supports du SID SE...) ;
- organiser les activités de vie courante (gestion des fournitures de bureau, mobilier, ...) via le logiciel EUREKA ;
- mettre à jour le référentiel documentaire de la sous-direction (délégation de signature, notes d'organisations etc.)
- assurer le suivi des certificats de signature et des droits outils métiers ;
- gérer la réservation de véhicules ;
- gérer les demandes d'autorisation pour les déplacements (ordre de mise en route) ;
- contrôler et actualiser les chartes graphiques de tous les modèles utilisés par la sous-direction (courriers, notes, PPT, ...) ;
- organiser divers évènements (réunions avec les autres sous-directions, séminaires, visites de contrôle interne, réunions de programmation pluriannuelle achats avec les conduites d'opérations, ...) ;
- assurer l'organisation des réunions internes à la sous-direction, en assurer les compte-rendu et leur diffusion ;

Avoir une expérience dans un service de secrétariat