Assistant Administratif·ive H/F - EUROPORTE

Filiale du Groupe GETLINK, EUROPORTE est le 1er opérateur privé de fret ferroviaire, intervenant sur l'ensemble de la chaîne logistique, depuis la collecte et l'acheminement sur les réseaux secondaires et principaux (EUROPORTE France), le chargement des wagons sur les embranchements privés des sites industriels jusqu'à leur déchargement (EUROPORTE Services), la gestion des infrastructures ferroviaires (ports, sites industriels privés et parapublics) en France, mais aussi en Belgique et la maintenance de locomotives diesel (SOCORAIL Atelier de Gray).

L'Assistant(e) Administratif(ive) (H/F) participe à la gestion des habilitations et de la documentation, assure la gestion de tâches administratives selon un périmètre défini et apporte un soutien organisationnel à la Directrice du Pôle Management SQE et Sécurité Ferroviaire.

La mission consiste principalement à exécuter les demandes de sa hiérarchie et d'anticiper ses besoins en optimisant l'organisation et la communication de l'information au sein de la Direction SQE et avec les autres Directions / Régions.

Missions principales :

Gestion des habilitations :

- Gestion des demandes de rdv de visite d'aptitude médicale et psychologique ferroviaire
- Mise à jour des données des conducteurs de train sur le Registre National des Licences de l'EPSF
- Préparation et transmission des dossiers de demande et renouvellement des licences européenne de conducteur de train
- Saisie de données dans le registre des habilitations sous couvert des personnes habilitées
- Gestion des formations électriques et risques ferroviaires :
- Demande d'accès à l'organisme de formation
- Suivi des formations (accès, attestations)
- Gestion des sorties des effectifs des agents :
- Archive dossier informatique et papier
- Envoi des documents d'habilitations aux opérateurs
- Mise à jour du fichier de suivi

Gestion documentaire (Direction SQE) :

- Gestion des stocks de documentation imprimée
- Envoi de documentation imprimée en région
- Pré validation (contrôle de la mise en forme et des propriétés) des documents systèmes dans l'outil de gestion de la documentation sous couvert des personnes habilitées

Support au pilotage du Système de Management Intégré :

- Gestion du planning de gestion de crise
- Mise à jour de l'organigramme général
- Gestion de l'affichage SQE dématérialisé
- Récupération des informations sur différents supports et mise en page

Gestion administrative de la Direction SQE :

- Réalisation de compte-rendu de réunion
- Préparation de courrier et de support de présentation
- Création des commandes et réception dans SAP
- Organisation des réunions, formations et séminaires (sondage de disponibilité, réservation de salle, ...)
- Gestion déléguée de l'agenda de la Directrice du Pôle Management SQE/SF

La liste des missions énoncées ci-dessus n'est pas exhaustive. Elle pourra évoluer en fonction des besoins du service et des opportunités.

Vous disposez :

- D'une formation Bac à Bac +2
- D'une expérience dans le secrétariat.
- Une maitrise des outils informatiques (Pack Office, SAP)
- Des compétences en Gestion Administrative