Chargé Logistique Formation H/F - Groupe Balas

Dans le cadre du déploiement de notre nouvel ERP, un plan de formation des utilisateurs finaux est en cours de finalisation. Ce plan

couvre l'ensemble des populations impactées par le passage au nouvel ERP, réparties par profil métier et par module fonctionnel.

Le(la) Chargé(e) de Logistique Formation est un rôle clé dans la réussite opérationnelle de ce déploiement : il(elle) assure l'organisation concrète et le suivi de l'ensemble des sessions de formation, en lien direct avec le(la) Consultant(e) Senior Conduite du Changement qui pilote le

dispositif global.

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS

1 - Planification des sessions de formation

- Élaborer et maintenir le planning général des sessions de formation (calendrier, groupes,

formateurs, salles) en lien avec le(la) Consultant(e) Senior CDC, et les directeurs

- Coordonner les disponibilités des formateurs (intégrateur, référents fonctionnels internes,

formateurs externes) et les contraintes opérationnelles des départements

- Anticiper et gérer les arbitrages de planning en cas de conflit ou d'indisponibilité

- Mettre à jour le planning en temps réel et communiquer les évolutions aux parties

prenantes

2 - Gestion logistique des sessions

- Réserver et préparer les salles de formation (équipements informatiques, postes de

travail, vidéoprojecteurs, accès réseau et applicatif ERP)

- Vérifier en amont de chaque session que les accès applicatifs des stagiaires sont

opérationnels (en lien avec la DSI)

- Participer à la réalisation des supports de formation

- Vérifier la bonne installation des environnements de formation (données de jeu, scénarios

chargés) en coordination avec l'intégrateur

- Gérer la logistique matérielle : fournitures, badges d'accès, restauration si sessions

longues

3 - Convocations et suivi des participants

- Envoyer les convocations aux participants dans les délais requis, en respectant les règles

de communication définies par le(la) Consultant(e) Senior CDC

- Gérer les confirmations, désistements et remplacements et mettre à jour les listes de

participants

- Tenir les feuilles d'émargement pour chaque session (présence, signature)

- Suivre les taux de participation par session, par population et par module et alerter le(la)

Consultant(e) Senior CDC en cas de taux insuffisant

- Relancer les participants absents et coordonner les sessions de rattrapage

4 - Suivi administratif et reporting

- Maintenir à jour le tableau de suivi de la formation (taux de complétude par profil, par

service, par module)

- Collecter et centraliser les feuilles d'émargement et les évaluations à chaud en fin de

session

- Produire un reporting hebdomadaire d'avancement formation à destination du(de la)

Consultant(e) Senior CDC

- Produire un reporting sur la qualité de la formation à partir des évaluations à chaud

- Archiver l'ensemble des documents logistiques formation (convocations, émargements,

évaluations) selon les règles définies

5 - Interface et coordination

- Être l'interlocuteur(trice) opérationnel(le) des formateurs (intégrateur, référents métier,

formateurs externes) pour les aspects logistiques

- Assurer la liaison avec la DSI pour tout incident technique lié aux environnements de

formation

- Remonter au(à la) Consultant(e) Senior CDC toute difficulté organisationnelle ou tout

signal terrain susceptible d'impacter le plan de formation

- Participer aux points de coordination formation hebdomadaires animés par le(la)

Consultant(e) Senior CDC

- Expérience de 2 à 4 ans minimum sur un poste de coordination, logistique

événementielle, assistanat de projet ou logistique de formation

- Une première expérience en contexte de déploiement SI ou de projet de transformation

est un plus appréciée

- Habitude de travailler dans des environnements sous contrainte de délais et avec de

multiples interlocuteurs

Compétences techniques

- Maîtrise de Microsoft Excel (plannings, tableaux de suivi, mise en forme) - niveau avancé

requis

- Maîtrise de Microsoft Outlook et Teams pour la coordination et les convocations

- Aisance avec les outils collaboratifs (SharePoint, formulaires en ligne, outils de gestion de

planning)

- Capacité à produire des documents de suivi clairs et synthétiques

Compétences comportementales

- Sens aigu de l'organisation et de l'anticipation, capacité à gérer plusieurs sessions en

parallèle

- Rigueur et fiabilité dans le suivi des listes, émargements et relances

- Aisance relationnelle : gestion de multiples interlocuteurs (formateurs, stagiaires, DSI,

management)

- Réactivité et capacité d'adaptation face aux imprévus (annulations, retards, changements

de salle)

- Autonomie opérationnelle au quotidien, avec un bon sens du reporting vers le(la) N+1

fonctionnel

Formation

- Bac +2 à Bac +3 - BTS Assistant de gestion / Manager, Licence professionnelle Gestion de

projet ou Formation, ou équivalent

- Tout profil avec une expérience probante sera considéré indépendamment du niveau de

diplôme