Assistant Administratif Action Culturelle et Vie de Campus H/F - Service Public

Au sein du service Culture et Vie de campus, l'assistant(e) administratif(ve) contribue à la gestion administrative, organisationnelle et opérationnelle des actions culturelles, d'animation de la vie étudiante et de prévention.

Il/elle accompagne le déploiement des projets en lien avec les partenaires internes et externes, et participe activement à la qualité du service rendu aux étudiants.

Quotité : 80%

Gestion administrative et suivi des activités

- Assurer le suivi administratif des actions culturelles, animations et projets de vie de campus

- Mettre en place et actualiser des outils de suivi (occupation des salles, planning des actions...)

- Gérer les inscriptions aux ateliers, concours et événements

- Assurer le suivi des demandes et attributions de subventions

Gestion des partenariats et des conventions

- Suivre les conventions avec les intervenants, prestataires et partenaires culturels

- Participer à la rédaction des conventions et documents administratifs

- Assurer le suivi contractuel des prestations

Appui à la gestion des ressources humaines étudiantes

- Gérer administrativement les contrats des étudiants contractuels (fonds Région...)

- Participer à la constitution des dossiers RH

- Assurer l'accueil administratif des étudiants recrutés

- Suivre les plannings et horaires

Communication et coordination

- Assurer les relances (mail, téléphone, SMS)

- Rédiger des comptes rendus de réunions et documents administratifs

- Participer à la coordination des événements et à l'accueil des partenaires

Savoirs

- Connaissance du fonctionnement des actions culturelles et de la vie étudiante

- Notions de gestion administrative et de suivi de projets

Savoir-faire

- Excellentes capacités rédactionnelles

- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Excel, Word, outils collaboratifs type Drive, Office 365...)

- Capacité à organiser, structurer et suivre des activités

- Aptitude à rechercher, analyser et exploiter l'information

Savoir-être

- Rigueur, organisation et sens des priorités

- Discrétion et respect de la confidentialité

- Autonomie et capacité d'initiative

- Anticipation et réactivité

- Bon relationnel et sens de l'accueil

- Esprit d'équipe

- Formation : Bac +2 à Bac +3 (BTS assistant de gestion)

- Une première expérience dans un environnement administratif ou culturel serait appréciée