Adjointe de Direction H/F - Oh Activ

L'entreprise

Homnicity, acteur français dans la gestion de résidences services séniors nouvelle génération, évolutives et connectés sous sa marque Oh Activ.
Présente partout en France, en coeur de ville et offrant des services personnalisés et ouverts sur leur quartier, les résidences Oh Activ sont pensées avant tout pour l'usager.Résolument inspirée par le plaisir de vivre, Oh Activ est une marque jeune, dynamique et connecté. Sa mission, faire évoluer l'offre existante en proposant une résidence à la fois urbaine, connectée, inclusive, évolutive et à l'image d'un accueil hôtelier.
Oh Activ développe une approche innovante du bien-vieillir.

Les Missions

La Résidence Services Séniors de Belfort recherche son ou sa futur(e) Adjoint(e) de Direction.

Sous la responsabilité de la Directrice de la Résidence, vous assurez principalement les missions suivantes :
- Gestion hôtelière
o Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents, familles et visiteurs,
o Contrôler la qualité des services de la résidence afin de maintenir un haut niveau d'expérience client (hôtelier, service bar et restauration, services annexes de coworking, location d'espaces, etc),
o Contrôler la propreté de la résidence et le respect des affichages règlementaires,
o Assurer le suivi des stocks des produits d'entretien et du linge.
- La coordination des services à la personne
o Rencontrer les résidents et évaluer leurs besoins pour la mise en place de prestations de services à la personne,
o Suivre la mise en place administrative et opérationnelle des prestations de services à la personne,
o Mettre en place les plannings de nettoyage des agents polyvalents jour et nuit.
- La gestion administrative et financière
o Préparer la facturation mensuelle des résidents,
o Préparer les documents administratifs des résidents et assurer la mise à jour des dossiers dans le logiciel de gestion,
o Participer à la gestion administrative des ressources humaines : DPAE, médecine du travail, dossiers du personnel, préparation de la paie,
o Participer à la gestion budgétaire de la résidence (contrôle des factures, participation à la clôture mensuelle).
- L'accompagnement des résidents
o Superviser la procédure d'arrivée des nouveaux résidents (aspects administratifs, matériels, humains),
o Mettre en place et suivre les projets individualisés des résidents,
o Réaliser des prestations d'aide administrative/informatique auprès des résidents, dans le cadre des services à la personne,
o Répondre aux sollicitations et réclamations des résidents et s'assurer de leur satisfaction.
- Le suivi commercial
o Participer au développement du chiffre d'affaires de la résidence par la vente de services annexes : bar, restauration, prestations de services, etc,
o Participer aux visites commerciales et présenter le concept Oh Activ aux prospects, en lien avec le service commercial,
o Participer au développement et à l'animation du réseau des prescripteurs, en lien avec le service commercial.
- La continuité de service
o Accueillir les résidents, les familles, les clients extérieurs et les visiteurs,
o En cas d'absence d'un collaborateur, assurer la continuité de service (mise en place du restaurant et participation au service, réalisation des prestations de services à la personne, supervision et animation d'une activité pour les résidents.).

Le profil recherché

- De profil minimum Bac +2 dans le secteur de l'hôtellerie restauration, idéalement dans l'univers du médico-social
- Une année d'expérience réussie
- Sens du service et souci de la qualité.
Maîtrise des outils bureautiques, notamment des logiciels de suivi client et de facturation,
Rigueur dans la gestion administrative et financière,
Connaissance des procédures d'hygiène et de sécurité en conformité avec la législation,
Capacité à discerner le caractère urgent d'une situation et alerter la Direction,

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Hôtels et hébergement similaire

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.