Secrétaire H/F - Ladapt Essonne

LADAPT ESSONNE, plateforme médico-sociale spécialisée dans l'insertion sociale et professionnelle des personnes en situation de handicap et dans la coordination et l'intégration des parcours complexes (4 services, plus de 70 salariés), recrute pour l'ESPO un(e) secrétaire à mi-temps en CDD pour sa plateforme d'Evry.
L'Etablissement et Services de Préorientation a pour objectif d'accompagner un public d'adultes en situation de handicap (physique et psychique) dans l'élaboration d'un projet socioprofessionnel. Il est composé d'une équipe pluridisciplinaire de 24 personnes qui travaillent sous la responsabilité d'un chef de service.

Missions :

Le secrétaire (H/F) possède des compétences médico-sociales qui lui permettent la gestion du secrétariat et des dossiers concourants au bon fonctionnement de l'activité où il est impliqué. Il lui est demandé d'intervenir directement auprès des stagiaires avec une prise en charge individuelle et/ou collective, dans le cadre des missions et tâches confiées. Il fait partie intégrante de l'équipe, ses missions sont nombreuses et variées.

Gestion des appels entrants :
- Transmission et gestion des communications d'ordre administratif avec les partenaires (MDPH, CPAM, ASP, AFPA, CAP Emploi etc...)
- Prise et transmission de messages
- Information auprès des appelants sur le dispositif
- Réorientation d'appels en fonction du parcours de reclassement

Gestion des admissions

- Réception et programmation des candidatures, gestion des différents courriers et convocations nécessaires à l'admission
- Constitution des dossiers de rémunération selon les modalités établies (dans le temps, en collectif et individuel)
- Organisation des rendez-vous avec les membres de l'équipe pédagogique

Journées d'accueil :

Organisation de séances d'accueil destinées aux personnes en attente d'entrée ou en recherche d'informations, afin de les accompagner dans leur choix d'orientation vers une pré-orientation ou non, selon les modalités définies en équipe. Ces séances comprennent :
- La programmation en fonction des entrées prévisionnelles, de la liste des candidats en attente de décisions.
- La convocation des participants
- Préparation, à destination des intervenants, de la liste des personnes concernées, des demandes à effectuer ainsi que des documents à collecter lors de l'intervention
- L'ouverture du dossier administratif des bénéficiaires

Gestion administrative quotidienne

- Recensement des présences, absences
- Constitution du dossier administratif du stagiaire
- Réalisation des courriers administratifs nécessaires signifiant l'admission de Ia personne
- Démarches pour la prise en charge sécurité sociale du séjour des stagiaires auprès des «caisses» concernées
- Réalisation des fiches d'émargement, des tableaux pour la prévision de repas et liste des stagiaires présents
- Utilisation et renseignements du logiciel alfa
- Gestion de l'application des modalités pour les repas ainsi que du forfait formation pour les stagiaires concernés
- Gestion de problèmes sociaux des stagiaires en soutien à l'assistante sociale
- Gestion des divers courriers, attestations et documents ponctuant les étapes et la fin de stage

Facturation mensuelle et trimestrielle de la préorientation

- Relation avec la CPAM de l'Essonne
- Etablissement de la facturation et télétransmission
- Suivi de la facturation

Participation aux réunions d'équipes

- Rôle d'information sur l'environnement administratif de chaque stagiaire
- Participation aux réunions d'équipes informatives
- Participation à des réunions thématiques
- Centralisation et transmission des informations relatives au fonctionnement de l'activité

Profil :

Titulaire d'un Bac +2 avec une expérience professionnelle dans un emploi administratif et bonne connaissance du secteur sanitaire, social et médico-social. Une expérience en CRP/rémunération de stagiaires serait un plus.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Aide par le travail

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.