Assistant Administratif - Commune de Beausoleil H/F - Communes

Sous la direction de la Responsable du Service, vous serez amené à assurer la gestion opérationnelle de l'agenda de Monsieur le Maire, à contribuer au traitement administratif du cabinet, en lien étroit avec l'assistante sénior.

1 - Appui administratif du cabinet :
- Participation au traitement du courrier (enregistrement, rédaction, mise en forme, envoi, archivage) - en binôme avec la chargée de gestion administrative ;
- Rédaction des réponses apportées et des courriers récurrents (décès, naissances, cartes de félicitations, etc.) ;
- Gestion et mise à jour des listings protocole ;
- Envoi et suivi des invitations protocolaires ;
- Mise à jour des tableaux de suivi ;
- Application des priorités définies par la chargée de gestion administrative ;
- Continuité de service en cas d'absence.

2 - Secrétariat des élus ;
- Gestion des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil : tenir à jour le planning des manifestations, informer les élus et s'assurer de leur participation ;
- Réunions de majorité et conseils Municipaux : établir la feuille de présence, appeler, envoyer des mails aux élus, etc ;
- Réception et réponses aux envois de la Communauté d'agglomération de la Riviera Française pour les élus.

3 - Accueil et interface :
- Accueil physique et téléphonique du cabinet ;
- Accueil des rendez-vous du Maire ;
- Orientation des demandes.

Contraintes spécifiques :
- Pics d'activité liés à l'agenda du Maire ;
- Polyvalence.

Horaires / salaire :
- 36h30 ;
- 8h30-12h30 / 13h30-17h et 16h00 le vendredi.

Connaissances :
- Fonctionnement d'une collectivité ;
- Outils bureautiques et agendas partagés.

Compétences :
- Organisation et rigueur ;
- Gestion des priorités ;
- Qualités relationnelles ;
- Réactivité.

Comportement :
- Discrétion ;
- Disponibilité ;
- Sens du service ;
- Capacité à travailler en équipe.