Agent Accueil - Mairie de Villebon-Sur-Yvette H/F - Communes

Missions
Au sein d'une équipe polyvalente de 3 agents dans le service accueil, information, relations à la population, l'agent à la charge d'accueillir, d'orienter et de renseigner le public sur place, par téléphone ou par voie électronique.
L'agent représente l'image de la commune auprès des usagers et traite les demandes de premier niveau en utilisant les fiches de procédures adéquates.
Il oriente le cas échéant les usagers vers les services ou organismes compétents et assure la diffusion du courrier papier, la transmission des mails ainsi que le transfert d'appels.
Il veille sur l'information à communiquer : affichage, espace documentation, intranet, site internet....
Il gère les ressources mises à disposition des usagers (salles, matériel, ...).
Activités
1. Accueil physique/téléphonique

2. Courrier
Ouvrir, scanner et enregistrer le courrier (postal et électronique) avec le logiciel courrier pour diffusion aux services

3. Activités liées au service scolaire
Encaissements : enregistrer les règlements des prestations
Accompagner les familles dans leurs démarches d'inscription sur le Portail Famille et inscriptions pédibus, études et transports scolaires
Réceptionner le dossier et calculer des quotients familiaux de premier niveau
Répondre aux mails des familles

4. Tâches administratives diverses
Télétransmettre au contrôle de légalité des actes administratifs
Assurer un suivi pour les décisions municipales
Saisir les éléments pour le suivi d'indicateurs en vue du rapport d'activités du service
Gérer les objets trouvés/perdus et leur enregistrement dans le logiciel approprié
Gérer le stock papier pour la collectivité et les fournitures administratives du service

5. Salles de réunions, matériel et affichage
Gérer la réservation des salles et assurer leur agencement et les services annexes (pots, tenue des stocks, informatique...).
Veiller au bon fonctionnement du matériel mis à disposition du public (salon d'attente, photocopieur, Photomaton, borne internet...)
Assurer l'affichage extérieur et sur le site de la Ville via la plateforme
Constituer et actualiser un fonds de documentation mis à disposition du public
Assurer et suivre la gestion des clés

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o091260414000736-agent-accueil?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Profil
Connaissances (savoirs)
- Techniques et outils de communication liés à l'Accueil physique et téléphonique
- Organisation et missions des services
- Utilisation efficace des outils bureautiques
- Règles de base en orthographe et grammaire + calculs simples

Compétences (savoir-faire)
- Maîtriser le standard téléphonique
- Accueillir et orienter les usagers
- Rechercher et partager l'information
- Respecter les règles de sécurité y compris routière

Aptitudes (savoir-être)
- Assiduité
- Ponctualité
- Tenue vestimentaire adaptée
- Maîtrise de soi
- Sens de l'écoute
- Discrétion et réserve
- Garant de l'image du service public
- Polyvalence et aptitude au travail en équipe