Assistant E de Direction Affaires Juridiques H/F - Inventiva

Inventiva recherche un(e) assistant(e) de direction senior hautement qualifié(e) et partenaire des opérations juridiques, capable d'apporter un soutien stratégique et décisif au directeur juridique ainsi qu'à l'équipe juridique.

Les principales responsabilités sont les suivantes :

Assistance direction juridique :

- Gérer l'agenda des réunions

- Rédiger et mettre en forme des présentations, des documents d'information, des rapports et de la correspondance

- Assurer la liaison entre le service juridique, les équipes de direction et les partenaires internes et externes, en ayant une communication fluide et une réactivité optimale

Opérations juridiques et gestion des processus

- Collaborer avec l'équipe pour rationaliser les flux de travail, tenir à jour les tableaux de suivi du service

- Assurer le suivi budgétaire et la gestion des commandes et factures des conseillers juridiques externes et des fournisseurs,

- Coordonner les projets juridiques, les échéances en matière de conformité et les audits internes

- Diriger l'amélioration des processus notamment la gestion des documents, les validations et les flux de travail liés aux signatures électroniques

- Organiser et gérer les documents en créant des feuilles de calcul et des systèmes de recherche

- Gérer les listes de délits d'initiés de l'entreprise

- Assurer le suivi et la coordination avec les conseillers juridiques externes, y compris la préparation des documents

- Tenir à jour et organiser les dossiers électroniques et physiques du service juridique selon les politiques de conservation des documents

- Gérer les formations internes juridique et de conformité

Gestion des contrats

- Superviser et tenir à jour la base de données des contrats et les systèmes de gestion documentaire

- Assurer le suivi des étapes contractuelles clés (renouvellements, dates de résiliation et délais de préavis)

- Coordonner les processus de signature des documents, le classement et l'archivage des contrats

- Assister l'équipe juridique dans l'organisation et la synthèse de la documentation contractuelle

- Assister tous les utilisateurs dans l'utilisation de la base de données des contrats/des accords

- Être responsable de la préparation des accords de confidentialité

Gestion des assurances

- Gérer le portefeuille d'assurances y compris la documentation relative aux polices, les renouvellements et les certificats d'assurance en coordination avec les courtiers d'assurance et les services internes concernant les exigences des polices et les mises à jour de couverture

- Préparer des synthèses du portefeuille d'assurances de l'entreprise

Technologies et systèmes juridiques

- Utiliser les systèmes financiers et juridiques pour optimiser les processus de travail, notamment la gestion du cycle de vie des contrats, la gestion documentaire, les plateformes de signature électronique, les achats et Insiderlog
- Former et assister les parties prenantes internes sur les systèmes juridiques selon les besoins

Licence ou expérience professionnelle équivalente

- minimum 7 ans d'expérience dans l'assistance de cadres supérieurs, de préférence au sein d'un service juridique d'entreprise, d'un cabinet d'avocats ou d'un environnement de services professionnels

- Expérience dans la gestion de bases de données de contrats, de systèmes de gestion de documents juridiques ou d'outils d'opérations juridiques, ainsi que de systèmes de signature

- Une bonne connaissance de la gouvernance d'entreprise et de l'administration des assurances est un atout

- Capacité avérée à gérer des informations confidentielles et sensibles avec professionnalisme et discrétion

- Excellentes capacités d'organisation et de coordination de projets

- Bilingue anglais/français

- Excellentes compétences en communication écrite et orale

- Grand souci du détail et capacité à résoudre les problèmes

- Maîtrise avancée de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

- Capacité à anticiper les besoins et à agir de manière proactive

- Capacité d'adaptation dans un environnement d'entreprise dynamique

- Esprit d'équipe et de collaboration

Poste basé à Dijon ou possibilité sur Paris avec télétravail et présence sur site de Dijon régulière.

Inventiva S.A. est une société anonyme enregistrée et domiciliée en France. Son siège social est situé au 50 rue de Dijon, 21121 Daix. Les états nanciers consolidés de la société Inventiva comprennent Inventiva S.A. et sa liale américaine Inventiva Inc., créée en janvier 2021 et dont le siège est domicilié à New York aux Etats-Unis.

Inventiva est une société biopharmaceutique en phase clinique spécialisée dans la recherche et développement d'une petite molécule administrée par voie orale pour le traitement de patients atteints de la MASH. La Société évalue actuellement le lanifibranor, un nouvel agoniste pan-PPAR, dans le cadre de l'étude clinique pivot de phase 3 NATiV3 pour le traitement de patients adultes atteints de la MASH, une maladie hépatique chronique courante et progressive.