Responsable du Service Logistique et Événementiel - Site de Rennes H/F - Institut Agro

L'emploi est localisé à Rennes.
L'agent sera placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable du Pôle logistique, prestations de services et résidence.

Le responsable du service logistique du site de Rennes encadre l'équipe en charge des services aux usagers. Il organise et anime l'accueil ainsi que l'ensemble des services dédiés au bon fonctionnement du campus de Rennes.
1 - Planifier et conduire les opérations générales du service logistique
- Organiser, coordonner et mettre en oeuvre les activités : accueil physique et téléphonique, courrier, reprographie, gestion du parc automobiles et mobilités douces, nettoyage des locaux, téléphonie, audiovisuel, gardiennage, déplacements de mobiliers, ......
- Mettre en oeuvre les conditions de continuité de service (remplacements)
- Assurer le suivi budgétaire et comptable des activités du service.
- Réaliser des études de coûts et refacturer aux usagers externes ou internes les prestations fournies (reprographie, colloques, gardiennage...).
- Rédiger des cahiers des charges techniques
- Assurer la gestion des marchés (téléphonie, gardiennage, maintenance automobile, déménagements...) et réaliser le suivi des contrats.
- Réceptionner et contrôler les prestations des entreprises intervenant dans les domaines du service, constater les «services faits».
- Rationaliser le parc automobile(arbitrage des réparations, achats, demande réforme de véhicules auprès des services des domaines, logiciel Odrive).
- Organiser les mobilités douces(vélos électriques, transports en commun).

2 - Assurer l'organisation et l'accueil des manifestations (congrès, colloques, événements)
- Accompagner les organisateurs (visites de locaux, disponibilité de salles adéquates, réservations, organisation)
- Communiquer avec les services des espaces verts, de la restauration, de l'accueil, de l'hygiène et sécurité, des travaux, ...
- Planifier les évènements et en assurer la diffusion aux différents interlocuteurs
- Piloter le bon déroulement des manifestations avec les acteurs concernés
- Coordonner les services participant à la bonne tenue de congrès et de colloques, y compris l'hébergement et la restauration
- Communiquer les informations nécessaires au bon déroulement de la manifestation avec les services espaces verts, restauration, accueil, hygiène et sécurité, travaux
- Organiser la signalétique et l'orientation pour les différents évènements
- Superviser l'exécution des prestations demandées
- Mettre en place les outils de prestations(tarifs, devis, conventions, compta, service fait, encaissement)

3 - Gérer les ressources et les matériels
- Assurer l'entretien du matériel et l'ordonnancement des salles à usages collectif (salle de cours, salle de réunion...)
- Gérer les ressources (salles, véhicules, ...) sur la solution informatique
- Assurer la maintenance, le suivi, et évaluer les besoins des installations audiovisuelles (vidéoprojecteurs, systèmes de visio et webconférence, installations de sonorisation des amphithéâtres)

VOIR LA FICHE COMPLETE SUR NOTRE SITE CARRIERE
https://institut-agro.recrutement-talents.fr/

- Savoir animer des équipes et planifier des activités.
- Savoir piloter des prestataires
- Exercer un rôle de conseil pour l'ensemble des missions du service
- Savoir mettre en oeuvre des outils de suivi d'activité d'équipe
- Connaître les différents métiers du service logistique.
- Savoir évaluer les besoins en matière d'équipements et d'aménagement
- Connaître la réglementation en matière de sécurité au travail et d'établissements recevant du public (ERP)
- Connaître, respecter et informer sur les normes de sécurité en vigueur
- Bien maîtriser les environnements informatiques
- Savoir accueillir en valorisant l'image de l'établissement.
- Disposer de qualités d'écoute
- Anticiper les besoins
- Proposer des solutions techniques
- Disposer du sens du service à l'usager
- Etre capable d'assurer des réparations et installations simples,
- Connaître et faire appliquer les consignes de sécurité relatives aux interventions sur les installations électriques et fluides,
- Connaître l'organisation et l'implantation du campus pour intervenir en situation d'urgence
- Connaître et utiliser les matériels audiovisuels
- Disposer d'une habilitation électrique pour les interventions simples
- Pouvoir assurer la mise en sécurité et la relance du matériel de sécurité incendie.