Assistant de Direction en Charge des Assemblées - Cdc Creuse Confluence H/F - Structures de coopération territoriale

La Communauté de Communes Creuse Confluence recrute un assistant de direction en charge des Assemblées (h/f) à temps complet.

Sous l'autorité de la Direction générale des services, l'assistant de direction en charge des Assemblées (h/f) aura notamment pour missions :

Préparer, gérer et assurer le suivi des assemblées délibérantes :
- Préparation des séances
- Gérer la logistique : réservation de la salle et autres
- Diffuser l'information aux élus communautaires
- Collecter les informations nécessaires à l'établissement de l'OJ (Bureau et Conseil Communautaire)
- Centraliser les délibérations transmises par les services et assurer la mise en forme
- Envoi de la convocation, de l'OJ et du rapport (pièces)
- Assurer le respect des délais de validation.
- Déroulement des séances
- Assister impérativement aux séances
- Noter les votes pour chaque délibération
- Vérifier les départs/arrivées des élus tout au long de la séance
- Noter les interventions des élus
- Après les séances
- Traitement des délibérations
- Application des votes, des présences, rectification des délibérations si nécessaire
- Formalités de publicité (télétransmission des actes au contrôle de légalité, affichage et archivages)
- Rédaction du compte-rendu et du procès-verbal

Assistant de direction :
- Appuyer la direction générale sur les aspects juridiques (veille, recherche de documentation)
- Aider à la préparation des dossiers du ou des directeurs (assistance si besoin à la réalisation)
- Traiter les réponses de mails les plus courantes en fonction de la connaissance acquise du dossier en cas d'absence de la personne qui en a la charge
- Assistance à la rédaction de documents administratifs, élaboration de tableaux divers
- Rédiger différents actes administratifs et vérifier le visa réglementaire porté sur les actes
- Rédiger des courriers simples et mettre en forme les courriers du Président et de la DGS
- Préparer et suivre des dossiers/commissions pilotés par la Direction Générale
- Préparer les supports de réunion
- Participation à l'élaboration du rapport annuel d'activités
- Rédiger des synthèses, notes et comptes-rendus

Missions secondaires :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion du courrier : réception, diffusion et traçabilité
- Saisir et mettre à jour les bases de données
- Classement et archivage des documents
- Installation de la salle de réunion et aide à la mise en place de réunions en visioconférence
- En cas d'absence, soutenir administrativement l'agent en charge du secrétariat général

Ces missions requièrent de la souplesse dans le travail et de l'adaptabilité.

Compétences ou connaissances requises :
- Connaissance de l'organisation des collectivités, du statut de la fonction publique territoriale et de l'environnement territorial
- Connaissance du fonctionnement d'une assemblée délibérante
- Maitrise des outils informatiques courants
- Maitrise des veilles informationnelle et documentaire
- Maitrise rédactionnelle et grammaticale
- Capacité à rendre compte.

Savoir être :
- Autonomie, réactivité et organisation
- Discrétion professionnelle
- Sens de l'initiative
- Sens du contact
- Sens du service public
- Esprit d'équipe
- Disponible lors des Assemblées (fin de journée et soirée)