Dgt-Samd-Js- Secrétaire - Assistant H/F - Direction générale du Trésor (DGT)

Le service se compose de 3 sous-directions :

MULTIFIN "Affaires multilatérales et de développement" organisée de 5 bureaux :
- MULTIFIN1 : endettement, financement international et Secrétariat du Club de Paris
- MULTIFIN2 : Afrique sub-saharienne, coopération monétaire et tutelle du groupe AFD
- MULTIFIN3 : Financement multilatéral du développement et du climat
- MULTIFIN4 : Système financier international et préparation de sommets
- MULTIFIN5 : Aide publique du développement

MULTICOM "Politique commerciale et investissements" articulée en 3 bureaux :
- MULTICOM1 : Politique commerciale, coordination, stratégie
- MULTICOM2 : Règles internationales du commerce et de l'investissement
- CIEF : Contrôle des investissements étrangers en France

SECFIN "Sanctions et lutte contre la criminalité financière" organisée en 2 bureaux :
- SECFIN1 : Lutte contre la criminalité financière
- SECFIN2 : Sanctions

Le/la titulaire du poste occupe les fonctions d'assistant/e du chef de service des affaires multilatérales et du développement. Ses principales activités consistent à:

- assurer l'accueil téléphonique et les visiteurs pour le chef de service .

- tenir dynamiquement l'agenda du chef de service (prise et organisation de rendez-vous) ;

- traiter les courriels reçus sur la messagerie générique du secrétariat ;

- organiser des audioconférences ou des visioconférences et contribuer à la préparation d'évènements ;

- gérer les déplacements du chef de service ;

- enregistrer et faire circuler les plis classifiés au sein du service ;

- coordonner des dossiers avec le secrétariat du cabinet DG ainsi qu'avec tous les agents du service ;

- assurer la transmission des notes ministre et des mémos en cas de nécessité.

En bonne entente avec l'assistante de la sous-directrice multifin avec laquelle il/elle partage la même pièce, il/elle assure l'intérim de sa collègue pendant les absences et les congés ainsi qu'en cas de besoin.

Principales activités

- Secrétariat

-Classement, archivage

- Contrôle, vérification

- Information et accueil

- Gestion de procédures

Relations fonctionnelles

- Les autres services de la direction

- Les services déconcentrés

- D'autres ministères

- Les agents du ministère

- Les cabinets ministériels

- Des organismes étrangers

- Les autres directions

- Des établissements publics

- Le secteur privé

Le profil recherché est celui d'un(e) assistant(e) polyvalente démontrant une aisance relationnelle et un fort esprit d'équipe y compris au sein de l'ensemble du service (pas seulement avec la hiérarchie), ainsi qu'une grande rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités. Il nécessite une maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et collaboratifs (audio et vidéo conférences).

Savoirs
- Techniques d'accueil physique et téléphonique
- Outlook, Word, Excel
- Langue anglaise
- Organisation, fonctionnement et missions de la direction
- Application collaborative de type SharePoint (Mélodie)

Savoir-faire
- Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d'urgence
- Organiser et préparer les rendez-vous et déplacements
- Travailler en équipe
- Analyser et orienter les courriers
- Mettre en oeuvre les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être
- Rigueur, réactivité
- Capacité d'initiative, autonomie
- Sens de la confidentialité
- Sens du relationnel, du travail en équipe
- Gestion du stress