Gestionnaire Administratif H/F - Nantes Métropole

Au sein de la DOPEA, le service Diagnostic des Installations Privatives et Réseaux d'assainissement (34 agents), composé de 2 unités opérationnelles, a en charge sur la Métropole de procéder à des inspections des réseaux, de s'assurer de la conformité des raccordements domestiques et industriels sur les réseaux, ainsi que de réaliser les contrôles et le suivi des installations d'assainissement non collectif.
Rattaché.e à la responsable administrative, vous assurez le secrétariat du service Diagnostic des Installations Privatives et des Réseaux d'Assainissement ainsi que la facturation des contrôles.

A ce titre, vos activités sont les suivantes :
Assurer le soutien administratif des dossiers de contrôles
- Vérifier la cohérence des informations et la complétude des documents envoyés aux usagers (courrier, rapports, ...)
Mettre en forme, enregistrer, et assurer l'envoi des courriers adressés aux usagers dans le cadre des contrôles de raccordement et des installations d'assainissement non collectifs,
- Prendre en charge et réorienter les appels téléphoniques de 1er niveau liés aux demandes de contrôles et ponctuellement les autres appels du service (rendez-vous usagers, spanc, facturation...),
- Appliquer et mettre à jour les procédures courrier et suivre le circuit des visas et signatures,
- Procéder à la saisie et la mise en forme de différents documents (courriers, notes, fichier de suivis, ...)
- Remplir des tableaux d'indicateurs et des fichiers de synthèse,
- Assurer le reporting des problématiques et de l'avancement des dossiers auprès de la responsable,
- Renseigner et valider les étapes relevant de l'administratif dans le logiciel de gestion des contrôles.
Assurer la facturation des contrôles aux usagers
- Préparer, vérifier les éléments et réaliser la facturation des contrôles auprès des usagers,
- Répondre aux questions des usagers sur la facturation des contrôles,
- Renseigner des tableaux de suivi,
- Réaliser des bilans d'activité.
Assurer l'assistance administrative du service
- Gérer les agendas et réservations des salles de réunion,
- Dispatcher, enregistrer et suivre le courrier des service opérationnels assainissement,
- Mettre en forme, enregistrer et assurer l'envoi des courriers,
- Assurer le reporting des problématiques et de l'avancement des dossiers auprès de la responsable.

Vous détenez des connaissances techniques et réglementaires en assainissement :

- le fonctionnement global du cycle de l'eau
- la démarche Qualité Sécurité Environnement
- le vocabulaire professionnel
- les contrôles en assainissement

Vous connaissez les circuits et procédures administratives ainsi que le fonctionnement de la collectivité et des services.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, l'orthographe, les règles de grammaire ainsi que les écrits professionnels telle que la prise de notes, et êtes à l'aise avec l'expression orale et écrite.

Vous savez utiliser les logiciels métiers : MEM, E-gee, GREA

Capacités d'investissement et qualités attendues pour ce poste :

- respect des consignes de sécurité liées au poste et des délais impératifs
- reporting et travail en équipe et en transversalité
- sens du contact à l'usager et de l'intérêt général / du service public
- rigueur, méthode, analyse et synthèse
- gestion des priorités
- sens de la concertation
- qualité d'écoute, de communication
- gestion des usagers difficiles/appels conflictuels
- capacité à garantir la confidentialité de certaines informations.