Assistant de Direction H/F - Service Public

Au sein d'ENSTA, la direction de la formation et de la recherche (DFR) est chargée de diriger et de coordonner les activités d'enseignement et de recherche au sein de l'Ecole.

Missions / Activités principales:

Placé(e) sous l'autorité du directeur de la formation et de la recherche, le/la titulaire du poste est chargé(e):

d'assister le directeur de la formation et de la recherche et ses adjoints dans l'organisation quotidienne de leur travail, de les assister dans la gestion de dossiers et d'assurer une interface à l'interne et l'externe. Ceci conduit notamment àassurer:

- l'accueil physique et téléphonique
- le traitement et le suivi du courrier (physique et électronique)
- l'organisation, la préparation et le suivi des réunions et la rédaction de comptes-rendus de réunions
- l'organisation des conseils de la formation et de la recherche dans le cadre bi-campus, et en rédiger les comptes-rendus
- la mise en forme et la rédaction des documents
- l'élaboration et le suivi des tableaux de synthèse (budgets, plannings, congés, etc)
- la prise en charge en charge des dossiers spécifiques
- la gestion budgétaire du périmètre «Direction de la Recherche et de l'Innovation»
- venir en soutien des gestionnaires de budget rattachés à la DFR
- gestion des ordres de missions et des déplacements des étudiants

Missions / Activités annexe:

- contribuer à toute activité de la DFR en fonction des priorités retenues
- contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs
- contribuer à la démarche RSE de l'École dans le cadre de ses missions et de ses activités

Connaissances:

- connaissance de l'enseignement supérieur et de la recherche
- organisation administrative et correspondance administrative
- expression écrite et orale en français
- expression écrite et orale en anglais

Savoir-faire:

- utilisation des logiciels bureautiques courants
- recueillir, traiter et transmettre des informations
- savoir anticiper, planifier les actions

Savoir être:

- sens de l'organisation, méthode, réactivité, polyvalence
- capacité d'écoute, esprit d'analyse et de synthèse
- qualités relationnelles, discrétion, sens de la confidentialité