Assistant de Gestion - Administratif - Syndic de Copropriété H/F - Ensemble Habitat

Le(a) Assistant(e) de gestion/ administratif assure l'assistance de son responsable de service, et réalise des actes administratifs et de gestion dans le respect des techniques, des règles et des procédures relatives au métier du syndic. Il (elle) est rattaché(e) au responsable administratif. Véritable soutien dans l'organisation et la logistique quotidienne de l'activité, il(elle) intervient sur les missions suivantes :
- Gestion et suivi des demandes d'interventions prestataires et devis pour le portefeuille de résidences ;
- Participation active à la préparation des réunions de « Conseil Syndical » et des « Assemblées Générales » notamment la constitution du « Projet de Résolutions » ;
- Participation active à la reprise administrative des nouveaux clients copropriété et gestion locative ;
- Contribution à l'actualisation collective et régulière des bases de données (fixe, portable, nom, adresse, coordonnées bancaires etc.) ;
- Gestion des accès, commande de clés, badges, télécommandes et fournitures diverses ;
- Rangement, classement, recherche régulière et planification de rendez-vous ;
- Élaboration de courriers ou rédaction sur modèles ;
- Accueil téléphonique ;
- Accueil des visiteurs, ouverture et classement du courrier, gestion des envois postaux courants, ;
- Formalisation de points d'activité dans le cadre de la préparation des réunions d'équipe ou sur demande de son responsable ;
- Tout autre mission de gestion et/ou administrative sur demande de son responsable.

Nous recherchons une personne sérieuse (loyauté et culture de la confidentialité) et souhaitant évoluer dans entreprise à taille humaine, à l'écoute et consciencieuse, sachant rendre compte de son travail, dotée d'une véritable appétence pour la gestion administrative et juridique, possédant un réel sens de l'organisation (volume d'activité important) et témoignant d'un fort esprit d'équipe et de cohésion.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Logiciels immobiliers,Réglementation de la copropriété,Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public,Gérer des réclamations et litiges,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre et mettre à jour des systèmes d'information (équipements, compteurs, ...) liés aux interventions sur le site,Utiliser les outils numériques,Bonne pratique de la bureatique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration d'immeubles et autres biens immobiliers

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.