Secrétaire Sociale H/F - ACAP

La/le secrétaire social-e est un-e professionnelle, chargé-e par la direction, des tâches de secrétariat et d'accueil dans le respect des valeurs associatives et du projet de service/d'établissement.
Elle/il contribue, en collaboration avec les services internes et externes, au développement de ses modes d'intervention et à leur adaptation constante aux évolutions de son secteur d'activité
La/le secrétaire veille en toute confidentialité au respect des droits fondamentaux de la personne, à la garantie de ses libertés individuelles et à la promotion de ses capacités
Alerte la/le responsable de service de toute anomalie, difficulté ou risque particulier lié à l'exercice de sa mission

- Assurer l'accueil téléphonique des bénéficiaires et des partenaires
- Assurer l'accueil physique des bénéficiaires après une évaluation des besoins et en tenant compte de la procédure de permanence de service et des consignes indiquées
- Réceptionner et transmettre les messages à l'aide de l'outil adapté
- Planifier des rendez-vous sur les temps de permanence des délégués
- Échanger des informations avec les intervenants tutélaires pour le suivi des dossiers
- Entretenir des liens fonctionnels avec :
- Les services internes (accueil, standard, comptabilité, encadrement.)
- Les services externes (partenaires, organismes administratifs, établissements de soins et médico sociaux etc.)
- Accompagner, ponctuellement, le délégué en visite à l'extérieur
- Assurer le poste d'accueil et gère le standard selon des plages définies

- Courrier : prendre en charge le courrier entrant dans le processus de la GED (tri, identification, indexation..)
- Gestion des dossiers selon les procédures, délais et outils en vigueur
Poste à pourvoir de suite

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités juridiques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.