Assistant·e de la Direction de l'Hôpital Cochin - Port-Royal H/F - Hôpital Cochin - Port-Royal

MISSIONS GENERALES
Gestion du secrétariat de direction
Réception et traitement des appels téléphoniques, orientation des interlocuteurs, filtrage
Gestion de l'agenda
Accueil, renseignement, orientation et accompagnement de personnes (agents, organisations syndicales, usagers, livreurs, etc.)
Organisation et planification de réunions de travail (appel des différents interlocuteurs, envoi de mail, réservation de salle)
Gestion des relations avec les cabinets (direction du GHU, mairie du XIVe, etc.)
Gestion réservations des salles de réunions Blaise Pascal et Triboulet, salles Jean Dausset
Gestion réservations des réservations de la salle Capitulaire et du Choeur des religieuses
Saisie de rapports, rédaction comptes-rendus, notes, courriers divers
Préparation des dossiers des réunions institutionnelles
Mise en forme de diaporama et de divers supports de présentation pour les conférences et instances internes
Gestion administrative des logements des personnels logés en lien avec le DGA du GHU
Classement, organisation et gestion du classement
Suivi des dossiers
Traitement et suivi des sujets de vie quotidienne du site (les nombreuses sollicitations des interlocuteurs de l'hôpital et autre...)
Communication essentiellement par messagerie électronique (avis de réunion, envoi de documents et diffusions générales)
Saisie dans SAP des commandes et fournitures de bureau, de denrée alimentaires et d'entretien, réception et rangement
Saisie dans SAPHIR des demandes d'intervention pour réparation courantes, interventions techniques, ...
Gestion et traitement du courrier arrivée/départ, et distribution aux directions concernées par mail
MISSIONS PARTICULIÈRES
Coordination et gestion des gardes administratives : gestion du planning ADG1 et ADG2, diffusion
Gestion du parc des logements concédés pour utilité ou pour nécessité absolue de service dans le domaine public : interface avec le Siège de l'AP-HP, les occupants et les services techniques et financiers
Gestion informatisée des plannings des membres de l'équipe de direction
- Remplacement des assistantes de la Direction des Affaires Médicales (DAM) et de la Direction des Achats, Services Économiques et Logistiques (DACSEL) en leur absence
Participation ponctuelle à l'organisation de manifestations diverses en liaison avec la direction de la communication et la direction des services économiques et logistiques
Organisation de visites officielles, visites de services, audits...
Gestion de crise : rédaction de la main courante

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Travail sur écran
Disponibilité en soirée

SAVOIR-FAIRE

- Capacité de synthèse et d'analyse
- Excellente connaissance du milieu hospitalier
- Bonne culture générale
Capacité rédactionnelle
- Aptitude à la résolution des problèmes
- Capacité de travail
- Rigueur et méthode

SAVOIR-ÊTRE

- Sens relationnel
- Sens du service public
- Capacité d'initiative et d'anticipation
- Pondération et maîtrise de soi
- Grande discrétion professionnelle - loyauté
- Disponibilité
- Capacité d'adaptation
- Esprit d'équipe