Secrétaire de DirectionDti - D H/F - Direction Générale de l'Aviation Civile (DGAC)

Coordonne les activités d'assistance technique et de secrétariat des domaines de la DTI.

Assure au profit de la direction (directeur, 2 adjoints au directeur, chief architect) :

- la gestion des agendas de la direction,
- les courriers et messages de la direction (rédaction, mise en forme, diffusion),
- la gestion des déplacements professionnels de la direction (recherche des transports et hébergements, demandes d'OM et états de frais) pour un volume de près de 200 jours de mission par an,
- en coordination avec le chef de cabinet, est l'interlocuteur des directions des autres entités de la DGAC au profit de la direction de la DTI,
- l'organisation logistique de divers événements (séminaires, amphi techniques, diverses réceptions, réunions avec partenaires externes français et étrangers, relations avec les industriels),
- l'accueil des visiteurs, y compris les démarches liées à la sûreté physique pour l'accès au site,
- la gestion documentaire de la direction,
- l'accueil téléphonique pour la direction et le cabinet,
- les demandes d'achats pour la direction et le cabinet, leur suivi jusqu'à la facturation avec le SIR/S,
- contribue au suivi budgétaire des dépenses liées aux activités de la direction et du cabinet,
- contribue à la mise à jour de l'organigramme de la DTI (435 agents) et de l'annuaire du site de la Mounède (1000 personnes),
- organise le soutien logistique (fournitures, réservations salles, voitures, badges...),
- contribue aux actions de communication mises en oeuvre par le cabinet,
- est associé(e) aux projets de rénovation des espaces (définition des besoins, choix des solutions, retours d'expériences, communication).

Connaissances :
- Connaissance de l'organisation des services de la DGAC,
- Gestion documentaire,
- Maîtrise des logiciels de bureautique,
- Maîtrise des logiciels DPF Formulaires et SIF Formulaires,
- Communication.

Savoir-faire :
- Rigueur et sens de l'organisation,
- Disponibilité,
- Capacité à gérer des situations urgentes,
- Capacité à coordonner les activités,
- Capacités rédactionnelles,
- Faire preuve d'agilité et savoir prendre des initiatives,

Savoir-être :
- Discrétion,
- Aisance relationnelle,
- Faire preuve d'esprit d'équipe.