Secrétaire de DirectionSia - Dir H/F - Direction Générale de l'Aviation Civile (DGAC)

ACTIVITES DU POSTE :

- Assure la gestion du contrôle d'accès par badge (demande/fabrication/récupération)
- Gère le secrétariat et l'agenda électronique de la Direction.
- Assure la gestion du courrier « Arrivée » et « Départ » du SIA.
- Filtre et oriente les appels téléphoniques pour la Direction.
- Contribue à la diffusion de l'information au sein du service.
- Saisit et met en forme les documents, les notes
- Gestion documentaire de la Direction et suivi de l'archivage des protocoles en lien avec la mission QSI
- Assiste l'adjointe au chef de service sur le volet RSMI
- Gestion de l'évènementiel du service
- Gère l'organigramme du service et assure l'accueil téléphonique du SIA
- Appui aux chefs de missions et de divisions du SIA sur demande
- Point de contact avec le SIR-SO pour le SIA : notamment suivi et surveillance des prestations avec le SIR finances et propositions de mise en place de méthodes et processus avec le SIR SO pour sécuriser l'engagement et le paiement des prestations. Rôle d'accompagnement en interne auprès des différents services pour suivre et informer le cas échéant des risques sur le déroulement des marchés notamment.

RESPONSABILITES EN MATIERE DE SECURITE / QUALITE/SURETE/ENVIRONNEMENT :

-Diffuser les mesures de sûreté à appliquer sur le site
-Appliquer la politique de sécurité des systèmes informatiques de la DSNA
-Notifier les dysfonctionnements constatés et proposer des actions d'amélioration
-Appliquer les procédures en vigueur

COMPETENCES

- Connaissance du contexte : Connaître les missions de la DGAC, de la DSNA et du SIA
Connaître le contexte organisationnel et humain

- Diffusion de l'information : Relayer efficacement les informations de la DGAC auprès des personnels du Service

- Comptabilité Publique : Connaître les principes de la comptabilité publique

- Gestion budgétaire : Connaître les procédures des marchés publics

Qualités requises :
- Savoir communiquer en interne et en externe
- Avoir le sens des relations humaines, notamment l'écoute
- Avoir un bon esprit d'initiative et de synthèse
- Avoir la préoccupation du service rendu
- Capacités de synthèse et d'analyse
- Capacité de prise de recul

FORMATION D'INTEGRATION :
Word personnalisé
Excel personnalisé
Outlook
GEODE
Système de contrôle d'accès
Intégration au SIA
Connaissances aéronautiques de base