Chargé·e - Responsable des Opérations H/F - General-Purpose ai Policy Lab

En tant que Chargé / Responsable des Opérations (à définir selon profil et expérience) F/H, vous travaillerez aux côtés de la direction et sous la responsabilité de la Co-fondatrice et Responsable des Affaires Internationales. Intégré.e au sein d'une équipe de 10 personnes, vous êtes le/la garant.e du bon fonctionnement opérationnel de GPAI.

Vous interviendrez à la croisée de trois dimensions essentielles : la gestion administrative, financière et opérationnelle du Lab, la réponse aux appels à projets (appui opérationnel), et la structuration des processus internes. C'est un rôle fondateur : vous posez les bases sur lesquelles l'organisation va s'appuyer pour passer à l'échelle.

Office management : Administration, RH & finances

Vous supervisez l'ensemble des fonctions support qui font tourner l'organisation et structurez les processus internes. L'enjeu central de ce volet n'est pas seulement d'assurer leur bon fonctionnement, mais de les optimiser activement : chaque processus administratif, RH ou financier doit être aussi fluide et efficient que possible, en identifiant d'éventuelles automatisations qu'ils serait utiles d'implémenter.

- RH de bout en bout : pilotage du recrutement en coordination avec les équipes dédiées, rédaction des contrats, onboarding/offboarding, gestion de la paie, mise à disposition et configuration du matériel informatique.
- Gestion budgétaire & financière : vous êtes l'interlocuteur principal du comptable et du commissaire aux comptes, et pilotez à ce titre l'ensemble des exercices comptables : clôture des comptes, bilan, et autres obligations périodiques. Au quotidien, vous veillez au bon enregistrement et suivi des factures, ainsi qu'au montage et pilotage des budgets de l'organisation. Vous appuyez l'équipe dans la rédaction et le montage des appels à projets (rassembler les documents administratifs etc).
- Conformité légale et administrative : garant du respect de l'ensemble des obligations légales et déclaratives de l'association (déclarations fiscales, obligations sociales, démarches administratives liées à la vie associative), en lien étroit avec le comptable et le commissaire aux comptes.
- Suivi financier : vous pilotez la conception des budgets et leur suivi au quotidien (runway, prévisionnel, écarts), et produisez les éléments de reporting financier à destination de la direction lorsque ceux-ci sont nécessaires.
- Événementiel : vous assurez la coordination opérationnelle et logistique des événements du Lab (excellence opérationnelle et rigueur attendue).
- Logistique, déplacements événementiel : vous assurez le pilotage logistique des déplacements de l'équipe avec anticipation, et vous mettez en place les outils et processus qui rendent le montage des déplacements aussi fluide que possible pour l'équipe (transport, hébergement, visa...).

- Autonomie et goût pour les environnements en construction : vous ne résolvez pas les problèmes tâche par tâche en mode one-shot, vous construisez des procédés efficaces et durables qui tiennent dans le temps et passent à l'échelle.
- Envie de faire grandir une équipe : vous prenez plaisir à construire des fondations solides, des processus, des outils, une culture opérationnelle, sur lesquels une équipe pourra s'appuyer et monter en puissance au fil de la croissance du Lab.
- Culture de l'ownership : face à un imprévu, vous voyez une opportunité d'amélioration et vous bâtissez des systèmes durables, pas seulement des solutions ponctuelles.
- Culture de l'optimisation : vous cherchez constamment à simplifier et automatiser les workflows.
- Excellentes qualités rédactionnelles : la réponse à appels à projets sera une partie significative du poste.
- Discrétion et confidentialité : vous traitez les informations sensibles (RH, finances) avec une rigueur et une confidentialité totale.

Le GPAI Policy Lab est une organisation de recherche française, spécialisée sur les enjeux de sécurité et de coordination internationale posés par les modèles d'IA à usage général frontière.

Basé au Campus Cyber, son ambition est de produire une expertise technique et stratégique de haut niveau, alignée sur l'état de l'art scientifique, afin d'appuyer les acteurs français de premier plan - publics et privés - dans leur mission d'appréhension, d'anticipation, et d'élaboration de solutions concrètes face aux enjeux soulevés par le développement d'IA frontière.