Adjoint au Directeur des Études H/F - Service Public

La direction des études gère la scolarité des étudiants de licence, master, HMONP et 5 diplômes de spécialisations Post Master, l'organisation des examens et des jurys, l'emploi du temps des enseignants, des étudiants et des salles ainsi que les doubles cursus CNAM, ENSCI. Elle organise les sessions de recrutement des étudiants sur Parcousup, les inscriptions administratives et pédagogiques, les commissions d'admissions par équivalence et par transfert, ainsi que les voyages d'études. Elle assure avec la Commission des Formations et de la Vie Étudiante la mise en place des programmes, veille à leur application, coordonne les dossiers de demande d'évaluation et d'habilitation à délivrer les diplômes. Elle gère et organise les services des enseignants titulaires, contractuels et intervenants extérieurs en accord avec les décisions du Conseil Pédagogique et Scientifique.
Elle établit les statistiques relatives à la scolarité des étudiants, édite les programmes des études. Enfin elle sécurise l'enregistrement des évènements relatifs à la scolarité via le logiciel TAIGA. Au total, le service est composé de 12 personnes.

Liaisons hiérarchiques : directeur des études

Liasions fonctionnelles : travail avec l'ensemble des agents de la direction et en collaboration avec toutes les directions de l'établissement

L'adjoint(e) au directeur des études l'assiste dans l'ensemble de ses missions et peut être amené(e) à le remplacer ou le représenter. Il/elle contribue au pilotage pédagogique et administratif de l'offre de formation.

1. Pilotage et mise en oeuvre des programmes de formation
Contribuer à la conception, à la mise en oeuvre et à l'évolution des programmes pédagogiques.
Veiller à l'application des maquettes pédagogiques et à leur actualisation.
Participer à l'élaboration et à la finalisation des dossiers d'évaluation et d'habilitation des formations.
Organiser les campagnes de collecte et de mise à jour des fiches d'enseignement et produire les livrets des études.
Assurer la mise en place des emplois du temps en cohérence avec les contraintes pédagogiques et les ressources en locaux.
Préparer les calendriers universitaires.
2. Coordination pédagogique et suivi des moyens
Assurer, en lien avec le directeur des études, la coordination pédagogique des enseignements.
Suivre les interventions des enseignants (tous statuts) et les moniteurs pédagogiques.
Veiller à l'adéquation entre les moyens humains et les besoins pédagogiques, en lien avec les services RH et financiers.
Participer à la mise en place des recrutements des enseignants.
Coordonner l'organisation des jurys.
3. Appui aux instances et gouvernance académique
Participer aux instances et contribuer à la traduction opérationnelle de leurs décisions.
Préparer, organiser et suivre les travaux du CPS, CPS-R et de la CFVE, en lien avec l'attachée de direction en charge des instances : documents préparatoires
Co-piloter les dossiers stratégiques avec le directeur des études (rapports d'activité, réformes, règlements, accréditations, etc.).
4. Évaluation des formations et amélioration continue
Organiser les évaluations semestrielles des enseignements et des formations.
Harmoniser les dispositifs d'évaluation entre les différentes formations.
Analyser les résultats des évaluations et en assurer la restitution aux instances.
Mettre en place des outils de suivi et tableaux de bord pour leur pilotage.
Participer aux travaux du Schéma directeur de la vie étudiante.
5. Coordination des procédures de recrutements des candidats, des périodes d'inscriptions administratives et paramétrage des droits d'inscription
6. Gestion administrative et outils
Piloter et contribuer à la production des documents de la direction pour le rapport d'activité.
Assurer le suivi budgétaire de la direction avec le directeur.
Administrer l'outil de gestion des études (logiciel de scolarité).
7. Encadrement et animation d'équipe
Coordonner et animer l'équipe de la direction des études.
Organiser le travail, assurer la circulation de l'information et accompagner les agents dans leurs missions.

Savoir-faire :
Intérêt pour les questions relatives à l'enseignement supérieur au Ministère de la culture,
Capacité à dialoguer et à coopérer avec les partenaires professionnels externes et internes,
Maîtrise des outils numérique, connaissance et maitrise de l'ENT Taïga,
Compétence dans la conduite de projet,
Aisance rédactionnelle,
Capacité d'animation, de pilotage et de coordination,
Capacité d'organisation et d'anticipation,
Maîtriser l'ingénierie pédagogique et des formations
Connaissance du programme et du règlement des études

Compétences comportementales :
Sens du service public
Qualités relationnelles fortes, appétence pour le travail en équipe et la collaboration
Sens de l'accueil et du contact
Stricte confidentialité sur les données des étudiants