Alternance Assistant Administratif H/F - Icademie

Rejoignez une entreprise dynamique et préparez un diplôme reconnu avec ICADEMIE, spécialiste de la formation à distance.

ICADEMIE accompagne son entreprise partenaire, Fournisseur de systèmes de climatisation, dans le recrutement de sa/son futur(e) Assistant(e) Administratif(ve) H/F en alternance.

Ce poste, basé à Aix-en-Provence, est à pourvoir en Août 2026.

En postulant, vous manifestez votre souhait de rejoindre ICADEMIE pour préparer un diplôme reconnu du Bac +2 au Bac +5, tout en développant vos compétences directement sur le terrain.

Vos futures missions :

Gestion administrative et communication

-Traitement des mails et appels téléphoniques

-Rédaction, mise en forme et envoi de courriers et documents divers

-Suivi et mise à jour des tableaux de bord administratifs (devis, commandes, chiffre d'affaires, etc.)

-Relais d'information entre techniciens, chargés d'affaires et direction

Suivi des chantiers et dossiers techniques

-Suivi administratif des chantiers de l'ouverture à la clôture

-Préparation et gestion des documents techniques (PPSPS, DOE, DOP, attestations de fin de chantier, etc.)

-Gestion et suivi des contrats de sous-traitance et DC4

Gestion RH et suivi du personnel

-Relais entre salariés et service RH

-Gestion des congés, absences et éléments variables de paie (pointage, heures, etc.)

-Aide à la planification des formations

Gestion commerciale et appels d'offres

-Préparation et suivi des dossiers d'appels d'offres

-Mise à jour et suivi des devis envoyés aux clients

-Gestion des commandes entrantes et suivi administratif associé

Facturation et comptabilité

-Établissement et envoi des factures clients

-Suivi de la comptabilité clients (paiements, relances, rapprochements)

-Appui administratif au service comptabilité si nécessaire

Organisation et logistique

-Planification et suivi des interventions techniques

-Gestion et suivi du parc véhicules (assurances, entretiens, etc.)

-Suivi des fournitures et commandes administratives

Votre profil :

Compétences techniques

- Maitrise des outils bureautique (pack office)
- Connaissances en processus d'organisation et management
- Aptitude rédactionnelle et de communication
- Notion en gestion de projet

Savoir être

- Rigueur et sens de l'organisation
- Qualité rédactionnelle
- Autonome
- Polyvalent
- Réactive
- Travail en équipe

Rémunération : selon la grille légale de l'alternance, en fonction de votre âge et de votre niveau d'études. La formation est également financée à 100% dans le cadre de l'alternance.

Le processus de recrutement :

- Vous postulez
- Nous vous contactons pour un premier entretien de pré-sélection par téléphone afin de confirmer votre projet et votre éligibilité à nos formations
- Nous vous accompagnons ensuite dans la constitution de votre dossier et la préparation de vos entretiens
- Vous intégrez votre entreprise et votre formation Icademie !

Seuls les candidats souhaitant suivre une formation Icademie pourront être présentés à l'entreprise et bénéficier de notre accompagnement.

Type de poste : Alternance

#ICA\_PACA